Informasjonsstyring er grunnlaget for AI-beredskap

Vellykket Microsoft 365 Copilot Adopsjon avhenger av et sikkert og styrt informasjonsgrunnlag. Organisasjoner må identifisere pålitelig informasjon, bruke de riktige kontrollene og sørge for at AI har tilgang til nøyaktig, relevant og korrekt styrt innhold.

Bransjeundersøkelser og kundesamtaler viser at mange organisasjoners Microsoft 365 Copilot Implementeringer tar lengre tid mens de evaluerer tillatelser, informasjonsstyring og beredskap for innholdssikkerhet. Bekymringer om Copilot Å reagere basert på gammel informasjon eller overdeling får organisasjoner til å revurdere hvordan informasjon sikres, vedlikeholdes og deles. Microsofts veiledning understreker viktigheten av å adressere overdeling, tillatelser og informasjonsbeskyttelse når organisasjoner forbereder seg på Copilot adopsjon.

For eksempel rapporterte en bransjeundersøkelse at 66 % av bedriftene hadde utsatt eller revurdert utrulling av Copilot på grunn av bekymringer rundt tilgang til sensitiv informasjon .

Bekymringen er forståelig, men problemet blir ofte misforstått. Microsoft 365 Copilot opererer innenfor Microsofts tillitsgrenser og respekterer eksisterende identitets-, tilgangs-, sikkerhets- og samsvarskontroller . Den baserer svarene på informasjon som brukeren er autorisert til å få tilgang til. Det gjør styringsmodenhet, delingspraksis, innholdssikkerhet og informasjonsberedskap grunnleggende for vellykket adopsjon.

Copilot omgår ikke Microsofts sikkerhetskontroller. Den kan avdekke hvor praksis for informasjonshåndtering og tilgangskontroller må forbedres før organisasjoner skalerer AI.

Den virkelige utfordringen med AI-beredskap bak Copilot Overdeling

I årevis har organisasjoner samlet innhold på tvers av SharePoint, Teams, OneDrive, fildelinger, e-post og forretningsapplikasjoner. Store mengder innhold kommer ofte med brede delingstillatelser, inkonsekvente tilgangskontroller, utdaterte dokumenter, duplikater, manglende eierskap, anonyme lenker og informasjon lagret uten passende forretningsklassifisering.

Før generativ AI ble mange av disse problemene skjult av fragmenterte arkiver og begrensede søkeopplevelser. Tilgang til naturlig språk med Copilot endrer ligningen. Når folk kan spørre Copilot et spørsmål i stedet for å bla gjennom mapper, kan informasjon som var vanskelig å finne bli enklere å oppdage og bruke, men noen ganger var denne informasjonen ikke ment å bli oppdaget fordi den ikke ble håndtert riktig i utgangspunktet.

Copilot fører til at organisasjoner konfronteres med årevis med akkumulert innhold og ujevn styringspraksis. Det strategiske spørsmålet er ikke bare utdatert informasjon eller overdeling. Det handler om hvorvidt informasjonshåndteringspraksis er moden nok til å støtte AI i stor skala.

AI-beredskap starter med informasjonsstyring

Mange organisasjoner ser på AI-beredskap som et teknologiutrullingsprosjekt. I praksis avhenger suksess av mer enn tillatelser. Organisasjoner trenger tydelig eierskap, informasjonskontroller og prosesser for å sikre at viktig informasjon forblir nøyaktig, oppdatert og riktig administrert.

Microsofts veiledning rammer inn utbedring av overdeling, håndhevbare rekkverk og regulatoriske krav som sentrale deler av et sikkert og styrt Copilot fundament . Den peker også organisasjoner mot Microsoft Purview for å vurdere risikoer for overdeling og iverksette korrigerende tiltak.

Målet er ikke å styre alle dokumenter på samme måte. Prioriteten er å identifisere informasjon med høy verdi og høy risiko og anvende passende kontroller. Kontrakter, kvalitetsregistreringer, klientdokumentasjon, standard driftsprosedyrer, ingeniørdokumenter og regulert innhold krever ofte sterkere eierskap, beskyttelse og livssyklusstyring enn generelt samarbeidsinnhold.

«KI-beredskap handler i bunn og grunn om informasjonsberedskap. Organisasjoner som investerer i beste praksis for dokumenthåndtering for å håndtere styring, tillatelser, innholdskvalitet og -aktualitet, er bedre posisjonert til å levere pålitelige KI-opplevelser i stor skala.»

Ian Story, sjefsarkitekt, OneDrive og SharePoint, Microsoft

Hvorfor tillatelser alene ikke er nok

Tillatelser bestemmer hva brukere har tilgang til. Forretningskontekst hjelper organisasjoner med å bestemme hvilken informasjon som skal være klarert, beskyttet, oppbevares og fremvises for AI-drevet arbeid ved å avklare dens formål, eierskap og forretningsrelevans.

En kontrakt, kvalitetsregistrering, kundefil, ingeniørdokument eller forskriftsinnsending bærer forretningsmessig betydning som en mappesti alene ikke kan uttrykke. Å koble innhold til prosessene, forpliktelsene og registreringene det støtter, muliggjør mer nøyaktige klassifiserings-, oppbevarings-, gjennomgangs- og tilgangsbeslutninger.

Denne tilleggskonteksten bidrar til å sikre at AI er forankret i informasjon som er relevant, pålitelig og i samsvar med forretningskrav.

Hvordan Microsoft og M-Files Arbeid sammen

Microsoft tilbyr det pålitelige grunnlaget for samarbeid, innholdssikkerhet, styring, samsvar og AI gjennom Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Purview, Microsoft Defender og Microsoft 365. Copilot Microsofts styringsveiledning anbefaler å identifisere potensielt overdelte data, utbedre tilgangsproblemer, iverksette tiltak og opprettholde regulatoriske og samsvarskontroller .

M-Files utvider Microsoft 365 med intelligente dokumenthåndteringsfunksjoner , som hjelper organisasjoner med å administrere viktig forretningsinformasjon gjennom metadata, automatisering av arbeidsflyt, arkivhåndtering og informasjonskontroller.

Denne komplementære tilnærmingen hjelper organisasjoner med å styrke AI-beredskapen samtidig som de fortsetter å utnytte Microsofts innebygde sikkerhet, samsvar, samarbeid og AI-funksjoner. For kunder som bruker Microsoft 365 Storage (SharePoint Embedded), forblir innholdet i kundens Microsoft 365-miljø mens M-Files tilbyr metadata, arbeidsflyter, tillatelser og styringskontroller.

For å styrke AI-beredskapen og forberede agenter, M-Files kan støtte:

• Metadatadrevet klassifisering for strategisk forretningsinnhold
• Kontekstbevisste tillatelser og tilgangsbeslutninger
• Tydelig ansvarlighet for forretningsinformasjon
• Automatisering av dokumentarbeidsflyt for gjennomganger, godkjenninger og styringskontroller
• Arkivhåndtering og livssykluskontroller
• Forholdet mellom dokumenter og kundene, prosjektene, kontraktene og prosessene de støtter

Organisasjoner som etablerer tydelig ansvarlighet, informasjonskontroller og standarder for innholdskvalitet i dag, vil være bedre forberedt på morgendagens AI-agenter og -opplevelser. Etter hvert som AI får bredere tilgang til bedriftsinformasjon, avhenger suksess i økende grad av om informasjonen er nøyaktig, oppdatert, sikret på riktig måte og koblet til forretningsprosessene den støtter.

Agentberedskap bygger på AI-beredskap . Før organisasjoner trygt kan distribuere AI-agenter som anbefaler handlinger, automatiserer arbeid eller deltar i forretningsprosesser, trenger de pålitelig, styrt og kontekstrik informasjon som gis til AI-en som driver disse agentene.

Sjekkliste for AI og agentberedskap

Målet er ikke mindre AI. Det er bedre styrt AI.

Etter hvert som organisasjoner går fra AI-eksperimentering til AI i stor skala, avhenger suksess i økende grad av kvaliteten, sikkerheten og styringen av informasjonen som driver disse opplevelsene.

Microsoft tilbyr det pålitelige grunnlaget for identitet, sikkerhet, samsvar, samarbeid og AI. M-Files utvider dette grunnlaget ved å hjelpe organisasjoner med å etablere eierskap, automatisere informasjonskontroller og administrere innhold gjennom hele livssyklusen.

Pålitelig AI er avhengig av informasjon som er nøyaktig, godt administrert, sikret på riktig måte og relevant for arbeidet som utføres. Organisasjoner som styrker dette grunnlaget i dag, vil være bedre posisjonert til å akselerere Microsoft 365. Copilot adopsjon, støtte AI-agenter og realisere større verdi fra sine Microsoft-investeringer.