Le guide ultime des logiciels de GED
Aujourd'hui, chaque entreprise fonctionne grâce aux documents : devis, contrats, rapports, facture, etc. Cependant, lorsqu'ils sont gérés manuellement ou dispersés dans différents outils, cela crée des risques, ralentit les équipes et complique le respect de la conformité.
Un logiciel de GED vous aide à organiser, sécuriser et automatiser la gestion de documents au sein de votre entreprise. Dans ce guide, nous répondons aux questions essentielles que se posent les entreprises lorsqu'elles choisissent, mettent en place ou améliorent leur solution GED. Chaque partie vous offre une synthèse pratique avec des liens vers des ressources détaillées pour aller plus loin.
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- Qu'est-ce qu'une GED et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?
- Comment choisir le bon logiciel de GED pour votre entreprise ?
- Sécurité et conformité : que doit offrir une GED performante ?
- Faut-il choisir une GED cloud ou sur site ?
- Comment fonctionne l'automatisation des workflows dans une GED ?
Qu'est-ce qu'une GED et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?
Une GED est un logiciel qui permet de stocker, organiser et gérer l'ensemble des documents numériques et leurs métadonnées. Au lieu de disperser vos fichiers dans des serveurs partagés, des emails ou des dossiers papier, la GED les centralise dans une seule plateforme sécurisée.
Les avantages vont bien au-delà du simple stockage. Une GED aide les entreprises à :
- Rechercher des documents par métadonnées ou par contenu
- Contrôler l'accès et suivre l'activité
- Gérer les versions et les approbations des documents
- Réduire la gestion papier et limiter les tâches manuelles
- Soutenir la conformité et la préparation à l'audit
Que vous travailliez dans le secteur de la santé, de la finance, de la construction ou dans tout autre secteur traitant d'importants volumes de documents, la GED optimise vos processus et limite les risques.
En savoir plus : Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?
Comment choisir le bon logiciel de GED pour votre entreprise ?
Le bon logiciel de GED dépend de vos besoins : objectifs, budget, effectif et outils déjà en place. Une GED efficace doit s'intégrer naturellement au quotidien de vos équipes et évoluer avec votre entreprise.
Les principaux critères de décision incluent :
- Facilité d'utilisation et adoption par les collaborateurs
- Intégration avec CRM, ERP ou Microsoft 365
- Dispositifs de sécurité et de contrôle d'accès
- Déploiement cloud ou sur site
- Modèle de licence, coûts et éventuels frais supplémentaires
- Soutien à la migration et à l'intégration des fournisseurs
Le délai de déploiement et les besoins de formation sont des critères importants. Certaines solutions sont rapides à mettre en place et intuitives pour les utilisateurs, alors que d'autres exigent un investissement plus important en ressources informatiques. Un éditeur de GED sérieux vous accompagnera dans l'installation, vous fournira du matériel de formation et vous garantira un accompagnement continu.
Sécurité et conformité : que doit offrir une GED performante ?
La protection des documents sensibles est l'un des rôles les plus importants d'une GED. Un système performant sécurise vos données et vous aide à respecter vos obligations réglementaires.
Voici les fonctionnalités essentielles à privilégier :
- Contrôle d'accès basé sur les rôles et gestion des autorisations
- Pistes d'audit permettant de suivre chaque action sur le document
- Chiffrement des fichiers, qu'ils soient stockés ou en cours de transmission
- Des politiques de conservation conformes à la réglementation
- Soutien à la mise en suspens juridique et à la récupération de documents
Ces outils aident les entreprises à se conformer à des normes telles que HIPAA, GDPR, FINRA et autres. Ils réduisent également le risque d'accès non autorisé ou de perte accidentelle.
Explorer : Sécurité, conformité et réglementation dans la gestion des documents
Faut-il choisir une GED cloud ou sur site ?
Les deux modèles présentent des avantages, mais les solutions GED hébergées dans le cloud sont aujourd'hui privilégiées par la majorité des entreprises.
Avantages de la GED cloud :
- Accès de n'importe où sur n'importe quel appareil
- Une mise en place plus rapide et des coûts initiaux moins élevés
- Mises à jour automatiques et réduction de la charge de travail informatique
- Évolutivité intégrée en fonction de la croissance de votre entreprise
- Sécurité renforcée au niveau du fournisseur et sauvegardes des données
Avantages de la GED sur site :
- Plus de contrôle sur l'infrastructure et les données
- Préférence pour les environnements hautement réglementés ou restreints
Le bon choix dépend de votre secteur d'activité, de la sensibilité de vos données et de vos ressources informatiques. Pour la plupart des entreprises, l'informatique dématérialisée offre le meilleur équilibre entre la sécurité, la commodité et le coût.
Comment fonctionne l'automatisation des workflows dans une GED ?
Une GED moderne ne se contente pas de stocker des documents, elle automatise également les processus qui les entourent. L'automatisation des workflows garantit que les documents soient transmis aux bonnes personnes au bon moment.
Grâce aux workflows, vous pouvez :
- Acheminer automatiquement les factures ou les contrats pour approbation
- Notifier les utilisateurs lorsqu'une action est requise
- Suivre le statut des documents en temps réel
- Éliminer les transferts manuels répétitifs
- Normaliser les processus pour les ressources humaines, les finances, le service juridique, etc.
Certains systèmes prennent également en charge les signatures électroniques, les champs de formulaire personnalisés et le routage assisté par l'IA. L'automatisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de garantir le respect des politiques de l'entreprise.
En savoir plus : Automatisation des flux de travail et fonctionnalités avancées
Comment une GED améliore-t-elle la collaboration et la productivité ?
Une GED aide les équipes à collaborer plus efficacement, en particulier dans les environnements de travail à distance ou hybrides. Elle apporte de l'ordre et de la clarté dans les processus où les documents s'accumulent.
Les principaux avantages sont les suivants :
- Accès aux documents en temps réel pour plusieurs utilisateurs
- Historique clair des versions et suivi des modifications
- Réduction du recours aux pièces jointes par email
- Accès mobile pour les équipes à distance et sur le terrain
- Partage sécurisé de fichiers internes et externes
- Intégration avec Microsoft Office, Teams, etc.
Vous bénéficiez également d'outils de recherche performants qui exploitent les métadonnées et le contenu des documents pour retrouver rapidement ce dont vous avez besoin. Cela permet de gagner du temps, de réduire les doublons et d'améliorer la prise de décision.
Voir : Collaboration et productivité dans la gestion documentaire
Quels sont les défis à prévoir lors du déploiement d'une GED ?
Même le meilleur système peut poser problème s'il est mal planifié. Voici les erreurs les plus courantes à éviter :
- Absence d'adhésion interne ou de soutien de la direction
- Workflows confus ou conventions de nommage incohérentes
- Une formation insuffisante entraînant l'insatisfaction des utilisateurs
- Sous-estimer la complexité de la migration des données
- Choisir un système ayant un support insuffisant
Un déploiement réussi comprend un plan de gestion du changement, l'alignement des parties prenantes et des ressources d'onboarding solides. Veillez à ce que votre fournisseur vous accompagne pendant la phase d'installation et tout au long de l'utilisation.
Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes d'une GED ?
Toutes les fonctionnalités de gestion documentaire ne se valent pas. L'essentiel est de privilégier celles qui créent une véritable valeur ajoutée pour votre entreprise.
Principales fonctionnalités à prendre en compte :
- Métadonnées et indexation intelligente des documents
- Contrôle des versions et historique de la collaboration
- Suivi en temps réel du statut des documents
- Gestion de la conservation et du cycle de vie des documents
- Outils de détection et de suppression des doublons
- Gestion des accès par rôle et traçabilité via les journaux d'audit
Les solutions GED les plus avancées proposent souvent des fonctionnalités d'IA, des outils d'analyse de contenu et des intégrations avec des systèmes d'entreprise tels que les plateformes ECM.
Explorer : Exploration des fonctionnalités DMS : Les métadonnées, le versionnage et plus encore
Comment mesurer le retour sur investissement d'une GED et le pérenniser ?
L'investissement dans une GED doit générer des gains mesurables en efficacité, en sécurité et en réduction des frais de fonctionnement. Toutefois, le retour sur investissement ne se limite pas à la réduction des coûts. Il inclut également la rapidité, la conformité et la satisfaction des utilisateurs.
Les moyens de suivre le retour sur investissement :
- Gain de temps dans la recherche et le traitement des documents
- Moins de fichiers perdus et d'incidents de conformité
- Réduction des coûts d'impression, de copie et de stockage
- Augmentation de la productivité et de l'engagement des équipes
- Des cycles d'approbation des contrats plus courts
Les solutions GED les plus avancées proposent souvent des fonctionnalités d'IA, des outils d'analyse de contenu et des intégrations avec des systèmes d'entreprise tels que les plateformes ECM.
Prêt(e) à réussir votre stratégie GED ?
Le bon logiciel de GED peut révolutionner la gestion de l'information dans votre entreprise. Obtenez une vue d'ensemble grâce au guide de l'acheteur GED de M-Files, une ressource pratique et complète pour vous guider pas à pas dans votre choix de solution.
FAQ sur les systèmes de gestion documentaire
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