Logiciel de gestion des documents administratifs destiné aux organismes du secteur public

M-Files aide les administrations à tous les niveaux (fédéral, régional, local et municipal) à gérer et à contrôler les documents qui sous-tendent votre travail dans Microsoft 365. Vos contrats, dossiers, autorisations, politiques et demandes réglementaires sont tous soumis à des règles de conformité, des calendriers de conservation et des exigences d'audit.

Un homme utilisant un téléphone dont M-Files affiche des graphismes de Microsoft et M-Files .

Votre agence souhaite moderniser les méthodes de travail de ses équipes dans Microsoft 365, mais la réglementation impose un contrôle rigoureux des documents, des règles de conservation et des pistes d'audit. La solution « M-Files » répond à ces besoins en ajoutant une dimension de gouvernance à votre environnement Microsoft 365 existant. Votre équipe peut ainsi automatiser les processus de validation, appliquer les règles de conservation et garantir la conformité sans ralentir son rythme de travail.

Relever les défis liés à l'information publique

Améliorer la gouvernance documentaire et la conformité

M-Files aide votre agence à renforcer la gouvernance documentaire et à faciliter la mise en conformité grâce à des contrôles basés sur les métadonnées. Vous pouvez organiser les documents, gérer les versions, définir des niveaux de sécurité, appliquer des règles de conservation et tenir à jour automatiquement les pistes d’audit. M-Files applique des autorisations et des contrôles de workflow en fonction de la nature des documents, de leur étape dans un processus et de leurs liens avec d’autres informations. Vous gérez les politiques, les procédures, les dossiers du personnel et autres documents sensibles tout au long de leur cycle de vie, sans aucune intervention manuelle.

Simplifier la gestion des documents administratifs

M-Files aide les organismes du secteur public à gérer leurs archives publiques et leurs documents opérationnels grâce à un système de gestion électronique des documents et des archives (EDRMS) basé sur les métadonnées. Les métadonnées, les autorisations d'accès, les pistes d'audit et les contrôles du cycle de vie facilitent la recherche, la gouvernance et la gestion des archives, tout en vous permettant de respecter les exigences en matière de conservation et d'élimination. Vous préservez ainsi le savoir institutionnel et permettez à votre équipe de réutiliser plus facilement les décisions, les relations et l'historique entre les différents services.

Accélérer les services destinés aux citoyens et aux administrations

M-Files L'automatisation des flux de travail relie vos documents à des étapes définies de révision, de validation et de traitement pour les demandes de permis, les demandes d'agrément, les inspections, les marchés publics, les contrats, les projets d'investissement et les programmes de services aux citoyens. Vous définissez le flux de travail une seule fois, et M-Files le met en œuvre à chaque fois. Finies les chaînes d'e-mails et les feuilles de calcul pour faire circuler les documents. Votre équipe traite les demandes plus rapidement et de manière plus cohérente, les citoyens constatent une réelle avancée et vous conservez une piste d'audit complète de chaque décision.

Renforcer la gouvernance de l'information

M-Files Il relie vos informations de manière native au sein de Microsoft 365 et entre SharePoint, les lecteurs partagés, la messagerie électronique, les applications métier et les référentiels hérités. Plutôt que d’effectuer des recherches dans plusieurs systèmes, votre équipe trouve et gère toutes les informations depuis un seul et même endroit. M-Files enrichit les expériences Microsoft 365 que vous connaissez déjà grâce à une gestion basée sur les métadonnées, des workflows automatisés, la gestion des archives et des contrôles du cycle de vie pour les processus faisant largement appel à des documents. Vos collaborateurs bénéficient d’un accès unifié aux informations tandis que vous appliquez des contrôles de gouvernance cohérents à tous les niveaux.

Mettre en place une infrastructure adaptée à l'IA pour les informations publiques

Votre administration étudie actuellement Microsoft Copilot et d’autres outils d’IA afin de répondre plus rapidement aux besoins des citoyens. Des informations organisées et gérées constituent le fondement des initiatives en matière d’IA. M-Files vous aide à préparer et à améliorer les informations destinées à Microsoft Copilot et à d’autres initiatives d’IA en appliquant à vos documents des métadonnées, des autorisations, des relations, le statut du workflow, le statut de validation et des contrôles de gouvernance. Lorsque Copilot comprend non seulement le contenu d’un document, mais aussi qui peut y accéder, où il se situe dans un processus, quel est son statut de validation et comment il est lié à d’autres documents, vous améliorez la pertinence, la sécurité et la fiabilité des résultats générés par l’IA. Votre équipe obtient de meilleures réponses. Votre organisme conserve le contrôle.

Des professionnels testent une tablette dotée d'outils de recherche de documents basés sur l'IA.

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Une femme utilisant M-Files les métadonnées des documents et un processus de validation

Réduire les processus papier

M-Files Aide les fonctionnaires à réduire leur charge de travail administrative grâce à une gestion documentaire dématérialisée qui remplace les dossiers papier et les chaînes d’approbation manuelles par des flux de travail numériques que vous pouvez suivre, contrôler et adapter à vos besoins. Une fois les documents numérisés ou créés au format numérique, M-Files organise et automatise leur circulation au sein de vos processus. Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur les tâches essentielles, tandis que vous gardez le contrôle tout au long du cycle de vie des documents.

Questions fréquemment posées