Yhteistyö johtaa uraauurtavaan ja luovaan työhön. Seuraava merkittävä yhteistyö tapahtuu tietotyöntekijöiden ja robottien välillä – erityisesti tekoälychatbottien.

Yhteistyön tulevaisuus on tiiviisti sidoksissa tekoälyn ja tiedonhallinnan yhdistämiseen. MIT Sloan Management Review'n ja Boston Consulting Groupin raportin mukaan yritykset, jotka panostavat tekoälyn ja ihmisen yhteistyöhön, menestyvät muita paremmin.

Tekoäly voi parantaa tiimien yhteistyötä virtaviivaistamalla prosesseja, tarjoamalla uusia näkemyksiä ja lisäämällä tuottavuutta. Tekoälyteknologiat voidaan liittää liiketoiminnan viestintäsovelluksiin, kuten tiimiyhteistyötyökaluihin ja yhteiseen viestintään. Näin teknologialla voidaan edistää työntekijöiden tuottavuutta, säästää aikaa ja tehostaa liiketoiminnan sujuvuutta.

Yksi asia on kuitenkin selvä: tulevaisuudessa tehokas yhteistyö on kytköksissä tekoälyyn ja tiedonhallintajärjestelmiin. Tekoälyä hyödyntämällä yritykset voivat parantaa tiimityötä, virtaviivaistaa prosesseja ja lisätä tuottavuutta.

Tekoälyn kanssa työskentely

Eri alojen asiantuntijat ovat kiinnostuneita tekoälychatbottien, kuten ChatGPT:n, kyvystä automatisoida tietotyötä. Suurilla kielimalleilla (LLM) varustetut työkalut voivat olla tehokkaita yhteistyökumppaneita.

Tietotyötä tekevät voivat käyttää tekoälychatbotteja löytääkseen nopeasti tietoja yrityksen tietokannasta tai julkisista tietoaineistoista yksinkertaisen käyttöliittymän avulla. Tekoälychatbotit voivat myös toimia luovina yhteistyökumppaneina, jotka antavat ideoinnissa jatkoehdotuksia ja palautetta.

Tietotyöläisten ja tekoälyn välinen yhteistyö ei ole ainoa tapa, jolla kehittynyt teknologia vaikuttaa tietotyön tulevaisuuteen. Tekoälyyn perustuva tiedon- ja liiketoimintaprosessien automaatio muokkaa tietotyön hallintaa sellaisena kuin me sen nyt tunnemme.

Tiedonhallinta ja tekoäly

Kun internet tuli tunnetuksi 1990-luvulla, monet odottivat sen muuttavan yhteistyön tekemisen tapoja. Internetin innovaatiot ovatkin edistäneet yhteistyötä vuosien varrella, mutta silti tietotyöläisiltä puuttuu edelleen kokonaisvaltainen ja manuaalista työtä vähentävä työkalupaketti.

Tekoälyä voidaan käyttää parantamaan tiedonhallintajärjestelmien hakutoimintoja. Tekoäly auttaa käyttäjiä löytämään nopeasti olennaisen tiedon hyödyntämällä kontekstia, synonyymejä ja käyttäjän mieltymyksiä. Nämä parannukset eivät ainoastaan paranna tuottavuutta, vaan myös edistävät tiedon jakamista.

Lisäksi generatiivinen tekoäly (GenAI) mullistaa tiedonhallinnan luomalla uutta sisältöä, kuten tekstiä, kuvia ja videoita, oppimiensa tietojen perusteella. Tekoälytekniikka ratkaisee nykyaikaisia tiedonhallinnan haasteita tekemällä sisällöstä helposti löydettävää ja jaettavaa. Kun tekoäly ja koneoppiminen integroidaan tiedonhallintajärjestelmään, ne myös mahdollistavat älykkäät haut, jotka lisäävät tuottavuutta ja tehostavat sisällön käyttöä.

Tekoäly ja tiedonhallinta tekevät täydellistä yhteistyötä. Tekoäly voi parantaa tiedonhallintajärjestelmien hakutoimintoja, kun taas generatiivinen tekoäly (GenAI) mullistaa tiedonhallinnan luomalla uutta sisältöä harjoitusdatan perusteella.

Vaikka digitaalinen murros siirsikin joitain prosesseja pilveen, tietotyötä tekevät käyttävät vieläkin liikaa aikaa tiedon syöttämiseen, päivittämiseen, muokkaamiseen ja etsimiseen. Tietotyöntekijät työskentelevät datasiiloissa: arvioiden mukaan he käyttävät viikostaan jopa 12 tuntia tärkeän tiedon etsimiseen.

Tiedonhallintajärjestelmä yhdistettynä tekoälyratkaisuun poistaa siilot ja automatisoi työntekijöiltä aikaa vievät manuaaliset ja virhealttiit prosessit. Alan johtavat tiedonhallintajärjestelmät poistavat tiedon sekavuutta järjestämällä tiedot automaattisesti sijainnista riippumatta.

Dokumenttienhallinnan ja tiedonhallinnan vaikutus

Tietotyössä on tärkeää päästä käsiksi oikeaan tietoon oikeaan aikaan. Tämä tieto tallennetaan usein dokumentteina. Suurin osa yrityksistä säilyttää tärkeitä dokumenttejaan useissa eri järjestelmissä, kuten:

• Tietovarastoissa
• Sovelluksissa
• Jaetuissa tiedostoissa
• ECM-järjestelmissä
• CRM-alustoilla

Älykäs dokumenttienhallintajärjestelmä tuo järjestystä kaaokseen. Koneoppimisen ansiosta järjestelmä osaa luoda älykkäitä yhteyksiä yrityksen tietojen välille ja lisätä dokumentteihin metatietoja. Tämän ansiosta työntekijät voivat helposti löytää tietoa pelkällä haulla ilman tarvetta tietää sen tarkkaa sijaintia.

Haasteet ja ratkaisut tiedonhallintatyön yhteistyössä

Tulevaisuudessa tietotyöläisten työ muuttuu entistä sujuvammaksi tehokkaamman yhteistyön ja vähentyneiden rutiinitöiden seurauksena. Alla muutamia tapoja, joilla tekoälyn automaatio-ohjelmistot luovat entistä yhtenäisempiä tietoympäristöjä.

Dokumenttien luonti

Uuden dokumentin luominen aina tyhjästä ei ole tehokasta dokumenttienhallintaa. Dokumenttien automaatio-ohjelmiston avulla työntekijät voivat vaivattomasti luoda ja käyttää ennalta mallinnettuja dokumentteja tai dokumenttikokonaisuuksia. Nämä työkalut eivät vaadi koodaustaitoja, ja ne mahdollistavat myös ei-teknisten käyttäjien luoda nopeasti monimutkaisia malleja.

Dokumenttien löytäminen

Ilman toimivaa dokumenttienhallintajärjestelmää kaaos on väistämätön. Tekoäly järjestää dokumentit ja auttaa työntekijöitä löytämään ja hyödyntämään tietoa oikeassa kontekstissa.

Dokumenttien työnkulut

Tiedostojen luovuttaminen sidosryhmien kesken on yleistä useimmissa yrityksissä. Manuaalinen prosessin hallinta vie tietotyötä tekeviltä aikaa ja saattaa aiheuttaa pullonkauloja. Tekoälyn ohjaamat robotiikan automaatiotyökalut voivat tallentaa ja jäljentää työnkulkuja, ja tietotyötä tekevät voivat keskittyä olennaiseen ja työskennellä fiksummin.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä hyötyä tiedonhallintajärjestelmistä on?

Tiedonhallintajärjestelmät säästävät työntekijöiden aikaa rutiinitöiltä ja vähentävät manuaalisia virheitä automatisoimalla tietojen keräyksen, jakamisen, ylläpidon, tallennuksen ja haun. Näin tietotyöläisille jää enemmän aikaa käyttää luovuuttaan ja ratkoa ongelmia.

Mitä tietotyön työnkulun hallinta tarkoittaa?
Tietotyönkulkujen hallintaohjelmisto tallentaa ja automatisoi tietotyöhön liittyviä yleisiä työnkulkuja ja toimii parhaiten tekoälyllä parannettuna.

Moniin työnkulkuihin kuuluu dokumenttien jakaminen, muokkaaminen ja hyväksyminen. Kun käyttäjä luo dokumentin, tekoäly tarkistaa sen sisällön käynnistääkseen työnkulut ja määrittääkseen oikeudet. Sitten ohjelmisto jakaa dokumentin automaattisesti oikeille henkilöille.

Ohjelmisto automatisoi tehtäviä koko prosessin ajan. Kun joku saa tehtävänsä valmiiksi, ohjelmisto ilmoittaa muille sidosryhmille ja muistuttaa heitä suorittamaan omat tehtävänsä. Tämä säästää kaikkien aikaa.

Miten automatisoida dokumentti?

Tietotyönkulun hallintaohjelmisto tallentaa ja automatisoi tietotyöhön liittyviä yleisiä prosesseja ja toimii tehokkaimmin tekoälyn tukemana. Tyypillisiä työnkuluja ovat dokumenttien jakaminen, muokkaaminen ja hyväksyminen. Kun käyttäjä luo dokumentin, tekoäly tarkistaa sen sisällön, käynnistää tarvittavat työnkulut ja määrittelee käyttöoikeudet. Tämän jälkeen ohjelmisto jakaa dokumentin automaattisesti oikeille tahoille.