PARIS, France – 17 janvier 2023 – M-Files, un leader mondial de la gestion de l’information, annonce que l’entreprise suisse HL Technology, spécialisée dans les mécanismes de micro-précision, dans le domaine des dispositifs médicaux et dentaires, a choisi sa plateforme de gestion documentaire basée sur les métadonnées pour informatiser son système Qualité. Basée en Suisse avec une équipe en Irlande, la société livre ses produits dans toute l’Europe et aux Etats-Unis. Pour ce fabricant de micromécanique de haute précision, la Qualité est primordiale et le milieu médical dans lequel il évolue est très réglementé.

« Dans le cadre de sa stratégie de digitalisation entamée en 2018 avec la dématérialisation des ordres de fabrication, HL Technology a souhaité étendre son utilisation de M-Files à l’informatisation du système qualité, avec l’intérêt de miser sur un seul outil de gestion de l’information pour la production, la qualité mais aussi la facturation, les Ressources Humaines, et plus tard d’autres domaines comme les Achats. » se réjouit Nicholas Child, Vice President France de M-Files.

Accompagné par l’Intégrateur RED ‘X, qui a développé une expertise pour le module QMS (Quality Management System) de M-Files, HL Technology a choisi d’utiliser la plateforme de gestion documentaire basée sur les métadonnées de M-Files pour gérer les informations des départements Production, Qualité mais aussi RH grâce à une latitude de personnalisation qui lui permet de dépasser son besoin initial de gérer les non-conformités. Ces dernières d’ailleurs désormais sont transmises immédiatement alors qu’il fallait un à deux jours auparavant.

« Nous avons trouvé dans M-Files l’outil central de notre digitalisation qui permet d’automatiser de nombreux processus de la Fabrication aux Ressources Humaines en passant par la Qualité, le pilier de notre activité de précision. Il est personnalisable et évolutif. Toute l’entreprise l’utilise et il permet d’éliminer les oublis et les erreurs. Aujourd’hui, nos processus sont conformes à 98%. » témoigne Adrian Banderet, Directeur QMRA (Qualité Management et Affaires Réglementaires) chez HL Technology.

Les DCM (Demandes de Création et de Modification), sont également englobées dans M-Files, ce qui a grandement contribué au succès du projet puisque leur temps de gestion est passé d’une semaine à 24H. Prochainement, un workflow dédié à la gestion des Achats permettra de valider ou de bloquer les commandes et factures et un interfaçage avec l’ERP de les saisir automatiquement. Côté Ressources Humaines, l’ensemble des données collaborateurs devraient à terme être centralisées dans M-Files.

Digitalisation de la relation avec les clients et fournisseurs

Aujourd’hui 50% des clients de HL Technology bénéficient de la version numérique de la documentation explicative fournie avec les dispositifs du fabricant, ce qui permet de faire d’importantes économies de papier. Ils sont avertis par emails lorsqu’un nouveau document est disponible.

Les collaborateurs de HL Technology ont accès à toutes les informations nécessaires et peuvent répondre en quelques minutes aux fournisseurs. C’est également un atout en cas d’audits, nombreux dans le secteur médical. L’évaluation annuelle des fournisseurs est simplifiée.

M-Files augmente la productivité et améliore la qualité du travail en rendant l’information facile à trouver et à utiliser. Grâce à M-Files, les collaborateurs ont les moyens d’automatiser leurs processus, renforcer le contrôle de l’information et offrir d’excellentes expériences client.

Des procédures Qualité allégées grâce à l’automatisation

M-Files augmente la cohérence du travail et réduit les erreurs en automatisant les workflows.

Chez HL Technology, avec M-Files, seules les personnes habilitées peuvent modifier les documents directement dans la plateforme et la validation se fait par signature électronique.

Le workflow informe les personnes concernées qu’une nouvelle version du document est disponible, avec une alerte reçue par e-mail.

Grâce à M-Files et à son classement reposant sur les métadonnées, l’information est enregistrée une seule fois et accessible partout dans sa dernière version. Cette gestion moderne de l’information permet à HL Technology de prouver à tout moment sa conformité, le milieu médical étant très réglementé avec des normes telles que l’ISO 13485, la CFR 21, le MDR 2017/745.

« Avec M-Files QMS, tous les documents et toutes les données impliquées dans la Démarche Qualité sont gérés au sein d’un même et unique système, ce qui permet aux organisations de renforcer l’efficacité des processus et de la Démarche Qualité, de faciliter la conformité aux normes telles que FDA 21 CFR Part 11 et ISO 9001 et de satisfaire aux exigences des Audits,» explique Marc Philippon, Manager IT & Solutions chez Red’X.

À propos de M-Files

M-Files est un leader mondial de la gestion de l’information. La plateforme de gestion documentaire basée sur les métadonnées de M-Files permet aux collaborateurs de trouver instantanément la bonne information au moment où ils en ont besoin, d’automatiser les processus métier et de renforcer le contrôle de l’information. Cela constitue un avantage concurrentiel et offre un bon retour sur investissement aux entreprises qui améliorent ainsi l’expérience client et la qualité du travail, tout en minimisant les risques. Pour plus d’informations, rendez-vous sur www.m-files.com.

À propos de HL Technology

Le fabricant de micromécanique de haute précision des débuts s’est développé jusqu’à devenir un fournisseur de solutions complètes dans les domaines médicaux et dentaires, et ce, dans un seul objectif : simplifier la complexité afin d’offrir à ses clients des réponses sur mesure à leurs besoins.

Depuis plus de 59 ans, HL Technology répond aux exigences de qualité élevées de ses clients dans le monde entier pour la fabrication de leurs dispositifs médicaux et pièces mécaniques de micro-précision.

HL Technology œuvre chaque jour pour l’amélioration des produits en développant constamment de nouvelles solutions et de nouveaux services, tant pour l’orthopédie que le dentaire ou le médical afin de répondre aux nouvelles pratiques et à toutes les spécialités.

https://www.HL-Technology.ch/fr/

À propos de RED’X

RED’X est une entreprise créée en 1999, solidement implémentée en Suisse Romande et en France, dans la région de Franche-Comté. Son expertise repose sur quatre grands piliers : la bureautique, la gestion documentaire, l’infrastructure informatique et les solutions d’impression.

Elle intervient dans le Management Print Service, l’Assistance de travail Smart MFP, la Dématérialisation (scanner et RPA), la Gestion des documents (GED et ECM Gestion de contenu d’entreprise), l’Infrastructure, les Réseaux et la Sécurité, la Mobilité, l’Infogérance/Assistance technique et la Maintenance, les Services d’hébergement IaaS, SaaS, PaaS.

L’entreprise RED’X est un partenaire M-Files reconnu depuis 2015. Elle a développé une solide expertise et compréhension des besoins clients dans le secteur de l’industrie notamment le domaine de la qualité. Elle intervient également très régulièrement dans l’optimisation des processus métiers en finance (Digitalisation et circuit de validation du flux achats), Legal (Digitalisation des contrats), et Ressources humaines (Digitalisation du dossier du collaborateur).

https://www.red-x.net/

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