I dag ägnar vi nästan en tredjedel av arbetsdagen åt att leta efter filer på servrar runt om i organisationen. Mycket ligger fortfarande i mappar och dubbletter är mer regel än undantag. Vad som är den senaste versionen kan lätt bli en gissningslek. Men är detta verkligen rimligt år 2022? Med modern teknik har det skapats verktyg som låter oss jobba smartare, mer effektivt – och dessutom bidra till att attrahera morgondagens digitala medarbetare.

Digitaliseringen ledde tidigt till att vi fick färre utskrifter och slipper tjocka pärmar med dokument. Men många år senare är det fortfarande svårt att hitta rätt bland all information – även om den är digitaliserad.

En orsak till det är att vi vant oss vid att arbeta med mappar på utspridda servrar. Den strukturen fungerar om man har ett begränsat antal dokument, men inte när dokumenten hela tiden ökar exponentiellt i antal.

– Det här leder till att vi lägger onödigt mycket tid på att leta efter rätt dokument. Hela 31 procent enligt statistiken. Det är tid som medarbetarna i stället kan ägna åt annat mer givande arbete som utvecklar både individen och företaget, säger Anders Edlund.

Framtidens arbetsliv handlar om att tänka nytt

Utmaningarna blir också extra stora när hybridarbete blivit vardag i många organisationer. Vi kommer se en utveckling där arbetsmiljön förväntas vara fortsatt flexibel och där medarbetarna arbetar från olika platser – och i olika team. Då gäller det att ha koll på pågående processer, oavsett var man är eller om man är med på alla möten.

– När vi inte sitter på kontoret kan vi inte fråga varandra lika enkelt – och då måste det finnas en tydlighet och logik. Den största lärdomen när vi ska arbeta med hybrida arbetssätt är att inte bara kopiera utan förändra sättet vi arbetar på. Vi behöver tänka i helt nya banor så att vi slipper den digitala stress som kommer när man inte hittar rätt i strukturerna, berättar Emelie Fågelstedt.

Så vad gör vi? Kan ”metadata” bidra till en smartare informationshantering – och dessutom ett mer stimulerande och effektivt arbete? Och kan det i sin tur locka yngre medarbetare som inte tycker att det är så inspirerande att leta efter dokument i olika mappar?

Vill du höra mer om metadata och hur digital taggning kan hjälpa medarbetarna att hitta rätt i informationsdjungeln? Anmäl dig till detta webinar! Lyssna till Emelie Fågelstedt, digital strateg och medgrundare av Svenska Nomader som samtalar med Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files.