Valinta pilvipalvelun ja tiloissa tapahtuvan käyttöönoton välillä on yksi ensimmäisistä päätöksistä, kun asiakirjahallintajärjestelmää (DMS) otetaan käyttöön. Tässä oppaassa selitetään kunkin mallin hyvät ja huonot puolet ja vastataan yleisiin kysymyksiin tietoturvasta, skaalautuvuudesta ja varmuuskopioinnista.

Toimitiloissa vs. pilvipohjainen DMS-käyttöönotto

Yksi ensimmäisistä päätöksistä, jotka on tehtävä asiakirjahallintajärjestelmää valittaessa, on se, miten se halutaan ottaa käyttöön. Pitäisikö organisaatiosi hallita sitä sisäisillä palvelimilla vai käyttää palveluntarjoajan ylläpitämää pilvipohjaista alustaa? Molemmilla malleilla on paikkansa, ja kumpikin tarjoaa erillisiä etuja riippuen prioriteeteistasi.

Tässä artikkelissa selitetään pilvipalvelun ja tiloissa tapahtuvan DMS-käyttöönoton välisiä eroja ja annetaan vastauksia yleisiin kysymyksiin tietoturvasta, varmuuskopioinnista ja pitkän aikavälin skaalautuvuudesta.

Mitä eroa on pilvipalvelun ja tiloissa toimivan DMS:n välillä?

Pilvipalvelun ja tiloissa toimivan DMS-järjestelmän välinen ero on hostingissa ja hallinnassa. Paikalliset järjestelmät asennetaan omille palvelimille, ja niitä ylläpitää sisäinen IT-osasto. Pilvipalvelun järjestelmiä isännöi myyjä, ja niitä käytetään internetin kautta.

Pilvipalvelualustat tarjoavat helpomman käyttöönoton, pienemmän ylläpidon ja paremman tuen etätiimeille. Paikalliset mallit tarjoavat enemmän valvontaa, mutta vaativat enemmän sisäisiä resursseja.

M-Files on saatavana molempina käyttöönottomalleina, joten organisaatiot voivat valita vaihtoehdon, joka vastaa niiden tietoturva-, vaatimustenmukaisuus- ja infrastruktuuritarpeita.

Ovatko pilvipohjaiset DMS-ratkaisut turvallisia?

Kyllä, pilvipohjaiset DMS-alustat ovat turvallisia, kun niitä hallitaan oikein. Niihin sisältyy usein yritystason salaus, turvalliset siirtoprotokollat, monitekijätodennus ja jatkuva seuranta.

Parhaat toimittajat ylläpitävät myös maailmanlaajuista infrastruktuuria, jossa on sisäänrakennettu redundanssi, ja niillä on SOC 2:n tai ISO 27001:n kaltaiset sertifikaatit. Monissa tapauksissa pilvipalveluntarjoajan tietoturvastandardit ylittävät sen, mitä useimmat yritykset pystyvät ylläpitämään sisäisesti.

M-Files kaltaiset pilvipohjaiset ratkaisut soveltavat näitä suojauksia oletusarvoisesti, jolloin organisaatiot saavat turvallisen ympäristön ilman mukautettua infrastruktuuria.

Miten DMS-järjestelmässä käsitellään tietojen varmuuskopiointia ja palautusta?

Pilvipohjaisessa DMS-järjestelmässä on yleensä sisäänrakennettu palautusjärjestelmä ja automaattiset varmuuskopiot. Tiedostot tallennetaan useisiin turvallisiin tietokeskuksiin, joten palautus on nopeaa ja luotettavaa, jos häiriöitä ilmenee.

Paikallisissa järjestelmissä varmuuskopiointi ja palautus hoidetaan sisäisesti. Sinun on luotava ja hallinnoitava omia käytäntöjäsi, tallennus- ja testauskäytäntöjäsi liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi.

M-Files in kaltaiset ratkaisut sisältävät redundanssin ja palautuksen osana alustaa, mikä keventää sisäisten IT-tiimien taakkaa.

Miten pilvipohjaisen DMS:n skaalautuvuus auttaa kasvavaa yritystä?

Pilvipohjaiset DMS-alustat skaalautuvat helposti yrityksesi kasvaessa. Voit nopeasti lisätä käyttäjiä, laajentaa tallennustilaa tai aktivoida ominaisuuksia ilman infrastruktuurimuutoksia.

Tämä joustavuus tukee nopeasti liikkuvia tiimejä ja etätyötä, mikä on yksi asiakirjahallintajärjestelmän monista eduista. Paikalliset järjestelmät vaativat fyysisiä päivityksiä ja lisenssimuutoksia, jotka lisäävät aikaa ja kustannuksia.

Organisaatioille, jotka haluavat kasvaa ilman jatkuvaa uudelleenkonfigurointia, M-Files kaltaiset alustat tarjoavat nopean skaalautuvuuden ja ennustettavan suorituskyvyn.

Oikean DMS-käyttöönottovalinnan tekeminen

Sekä pilvipohjaiset että kiinteät DMS-ratkaisut tarjoavat arvoa, mutta niiden eroilla on merkitystä. Paikalliset järjestelmät antavat sinulle täyden hallinnan ja syvällisen räätälöinnin. Pilvialustat vähentävät IT-taakkaa, ottavat käyttöön nopeammin ja skaalautuvat yrityksesi mukana.

Monille organisaatioille, erityisesti niille, jotka pitävät nopeutta, joustavuutta ja yksinkertaisuutta tärkeinä, pilvipohjainen DMS tarjoaa turvallisen ja käytännöllisen tien eteenpäin.

Jos et ole varma, mikä lähestymistapa sopii parhaiten organisaatiosi tarpeisiin, Ultimate Guide to Document Management Systems -oppaassamme käsitellään pilvipalveluja ja tiloissa olevia järjestelmiä yhdessä muiden DMS-päätösten kanssa.

M-Files tukee molempia käyttöönottovaihtoehtoja, mikä helpottaa asiakirjahallintastrategian sovittamista liiketoimintasi tavoitteisiin. Aloita M-Files ilmainen kokeiluversio ja katso, miten se vastaa tarpeitasi.