Asiakirjahallintajärjestelmä (DMS) on ohjelmisto, joka auttaa organisaatioita tallentamaan, luokittelemaan, suojaamaan ja automatisoimaan asiakirjoja, vähentämään kustannuksia ja parantamaan tiimien tehokkuutta.

Asiakirjojen hallintajärjestelmien ymmärtäminen

Useimmat organisaatiot käsittelevät suuria asiakirjamääriä. Näitä voivat olla sopimukset, raportit, sisäiset asiakirjat ja taulukkolaskentaohjelmat. Tällaiset tiedostot ovat välttämättömiä päivittäisen työn ja pitkän aikavälin tavoitteiden kannalta, joten niiden on oltava järjestyksessä ja helposti saatavilla.

Asiakirjahallintajärjestelmä eli DMS auttaa jäsentämään tätä prosessia. Se antaa tiimeille tarvittavan hallinnan, jonka avulla ne voivat hallita asiakirjoja turvallisesti ja automatisoida keskeisiä työnkulkuja.

Riippumatta siitä, käyttääkö organisaatiosi edelleen paperia vai työskenteleekö se jo digitaalisesti, DMS-järjestelmä voi vähentää epäjärjestystä, säästää aikaa ja parantaa tehokkuutta.

Mikä on asiakirjahallintajärjestelmä (DMS)?

Asiakirjahallintajärjestelmä eli DMS on ohjelmisto, joka pitää tiedostot järjestyksessä. Se tallentaa asiakirjat yhteen paikkaan, jotta tiimisi voi löytää ja käyttää niitä nopeasti.

Voit hallita sopimuksia, HR-lomakkeita, projektitiedostoja ja paljon muuta. Joissakin järjestelmissä käytetään kansioita asioiden lajitteluun. Toiset, kuten M-Files, käyttävät sen sijaan metatietoja. Tämä tarkoittaa, että etsit tiedostoa sen perusteella, mitä se koskee, et sen perusteella, mihin se on tallennettu.

DMS parantaa tiimien työskentelyä. Se säästää aikaa, vähentää virheitä ja helpottaa tärkeiden tiedostojen käyttöä. DMS:n erilaiset ominaisuudet, kuten metatiedot, versionhallinta ja pääsynvalvonta, tekevät tämän mahdolliseksi,

Miten DMS eroaa perinteisistä tiedostojen tallennusmenetelmistä?

Asiakirjojen hallintajärjestelmä korvaa vanhat tallennusmenetelmät, kuten arkistokaapit, jaetut verkkolevyt ja pilvikansiot. Näillä vanhemmilla välineillä voidaan tallentaa asiakirjoja, mutta ne tarjoavat vain rajallisen rakenteen, turvallisuuden ja valvonnan.

Sen sijaan, että DMS-järjestelmä vain säilyttäisi tiedostoja, se auttaa tiimejä hallitsemaan niitä kaikissa vaiheissa. Se tarjoaa älykkäämmän tavan pysyä organisoituna ja saavuttaa vaatimustenmukaisuustavoitteet.

M-Files hoitaa nämä tehtävät automaattisesti taustalla. Tämä vähentää manuaalista työtä ja auttaa tiimejä pysymään johdonmukaisina eri projekteissa ja osastoilla. Organisaatiosi tarpeista riippuen DMS voidaan ottaa käyttöön joko pilvipalveluna tai tiloissa.

Mitkä ovat DMS-järjestelmän käyttöönoton tärkeimmät edut?

Asiakirjojen hallintajärjestelmä auttaa tiimejä työskentelemään paremmin. Se parantaa tehokkuutta, vahvistaa turvallisuutta ja tukee vaatimustenmukaisuutta.

Seuraavassa on lueteltu joitakin DMS-järjestelmän keskeisiä etuja:

• Tiedostot löytyvät helpommin älykkään haun ja metatietojen avulla.
• Pääsy perustuu käyttäjän rooliin, asiakirjatyyppiin tai liiketoimintatarpeeseen.
• Versioseuranta estää virheet ja päällekkäisen työn tekemisen
• Tiedot ovat turvallisempia keskitetyn tallennuksen ja varmuuskopioinnin ansiosta.
• Vaatimusten noudattaminen on yksinkertaisempaa kirjausketjujen ja säilyttämiskäytäntöjen avulla.
• Tehtävät etenevät nopeammin automatisoitujen työnkulkujen avulla
• Tiimit käyttävät vähemmän paperia, mikä alentaa kustannuksia ja vähentää virheitä.

Hyvä DMS parantaa sekä päivittäisiä tehtäviä että asiakirjojen pitkän aikavälin valvontaa.

M-Files kaltaiset työkalut auttavat automatisoimaan nämä tehtävät kulissien takana. Tämä tarkoittaa, että tiimit käyttävät vähemmän aikaa tiedostojen hallintaan ja enemmän aikaa työn tekemiseen.

Mitkä toimialat hyötyvät eniten DMS-järjestelmästä?

Asiakirjojen hallintajärjestelmästä voi hyötyä mikä tahansa organisaatio, joka työskentelee asiakirjojen kanssa. DMS on erityisen hyödyllinen toimialoilla, joilla käsitellään suuria määriä monimutkaisia tai arkaluonteisia tiedostoja.

Muutamia esimerkkejä:

• Lakitiimit hallinnoivat sopimuksia, tapaustiedostoja ja kirjeenvaihtoa.
• Terveydenhuoltopalvelujen tarjoajat tallentavat ja suojaavat potilastietoja säännösten noudattamiseksi.
• Rakennus- ja insinööritiimit seuraavat piirustuksia, lupia ja suunnitelmia.
• Valmistajat hallinnoivat turvallisuusasiakirjoja, speksejä ja sertifikaatteja.
• Rahoitustiimit käsittelevät asiakastietoja, tilintarkastustiedostoja ja sääntöjen noudattamiseen liittyviä tehtäviä.
• Valtion virastot järjestävät sisäisiä asiakirjoja ja julkisia asiakirjoja
• Koulut ja yliopistot hallinnoivat opiskelijoiden tiedostoja, opintosuoritusotteita ja viestintää.

Jopa pienet ja keskisuuret asiantuntijapalvelualan yritykset voivat hyötyä tästä. DMS auttaa hallitsemaan asiakirjoja pienemmällä riskillä ja paremmalla valvonnalla.

M-Files kaltaisia ratkaisuja käytetään usein näillä toimialoilla, koska ne ovat joustavia ja helposti skaalautuvia.

Kuka käyttää DMS-järjestelmää?

Organisaation eri tiimit tukeutuvat asiakirjoihin tehdessään työtään. DMS-työkalut ovat kuitenkin erityisen hyödyllisiä tiimeille, jotka käsittelevät päivittäin suuria määriä tiedostoja.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Sopimuksia ja politiikkoja hallinnoivat lakitiimit
• Projektiryhmät jakavat asiakirjoja eri toimipisteissä
• Henkilöstöosastot, jotka pitävät kirjaa työntekijätiedostoista
• Hyväksymisiä ja tarkastuksia valvovat taloushallintotiimit.

DMS-työkalujen varassa ovat esimerkiksi rakentaminen, valmistus ja asiantuntijapalvelut. Näissä ympäristöissä rakenteella ja johdonmukaisuudella on merkitystä.

Miksi käyttää DMS:ää?

DMS ratkaisee arkipäivän ongelmat, kuten kadonneet tiedostot, versiosekaannukset ja epäjohdonmukaiset prosessit.

Kun asiakirjat ovat hajallaan postilaatikoissa, kansioissa ja jaetuissa asemissa, tiimit tuhlaavat aikaa ja tekevät virheitä, jotka ovat vältettävissä. DMS luo järjestystä. Se pitää sisällön yhdessä paikassa, seuraa muutoksia automaattisesti ja varmistaa, että oikeat henkilöt saavat oikeat tiedostot käyttöönsä oikeaan aikaan.

Tuloksena on vähemmän virheitä, parempi vaatimustenmukaisuus ja sujuvampi yhteistyö, jotka kaikki edistävät DMS-järjestelmän käytön vahvaa tuottoa.

Yhteenveto DMS Essentials

Asiakirjahallintajärjestelmä tekee muutakin kuin tallentaa tiedostoja. Se auttaa tiimiäsi pysymään järjestyksessä, suojaamaan tietoja ja työskentelemään tehokkaammin.

Älykkään haun, turvallisen käytön, versionhallinnan ja työnkulun automatisoinnin ansiosta DMS parantaa asiakirjojen hallintaa alusta loppuun. Sen avulla säästät aikaa, vähennät riskejä ja pidät kaiken yhdessä paikassa. Oikean DMS-järjestelmän valinnalla varmistetaan tietysti, että saat näistä ominaisuuksista kaiken irti.

Asiakirjahallintajärjestelmistä saat kattavan yleiskatsauksen asiakirjahallintajärjestelmien perimmäisestä oppaasta.