M-Files' Asiakkaiden, markkinoinnin ja kumppaneiden tietosuojailmoitus

Viimeksi päivitetty: 26.3.2024

Yksityisyytesi on meille tärkeää. Tässä tietosuojailmoituksessa selitetään, mitä henkilötietoja M-Files käsittelee, miten M-Files käsittelee niitä ja mihin tarkoituksiin.

Tässä ilmoituksessa olevat viittaukset M-Files -tuotteisiin sisältävät M-Files -palvelut, verkkosivustot, sovellukset, ohjelmistot ja palvelimet.

1. Ohjain

M-Files Oy (päävastuullinen osapuoli)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere.
33720 Tampere, Suomi
ja konserniyrityksemme
(jäljempänä "me" tai "M-Files")

2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava:
[email protected] tai
M-Files Oy,
Peltokatu 34C, 33100 Tampere.

3. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen,
  • sopimusperusteisten ja muiden lupausten ja velvoitteiden täyttäminen,
  • asiakassuhteesta huolehtiminen,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
  • tuotteidemme ja asiakkaidemme turvallisuuden suojaaminen, petosten havaitseminen ja estäminen, ohjelmistolisenssien voimassaolon vahvistaminen.
  • sähköinen suoramarkkinointi ja
  • mainonnan kohdentaminen meidän ja muiden verkkopalveluissa.

Käytämme profilointia henkilökohtaisten profiilien, käyttäytymisen ja asiakastottumusten tunnistamiseen. Käytämme näitä tietoja esimerkiksi markkinoinnin kohdentamiseen ja palveluidemme kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on (i) oikeutettu etumme (esim. markkinointi ja asiakassuhteiden hallinta), (ii) sopimuksen täyttäminen, (iii) lakisääteisen velvollisuutemme täyttäminen ja/tai (iv) suostumus.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakassuhteen yhteydessä:

  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite;
  • yrityksen ja sen yhteyshenkilöiden tiedot kuten yrityksen nimi, y-tunnus, yhteyshenkilöiden nimet, nimikkeet ja yhteystiedot;
  • suoramarkkinoinnin mahdolliset kiellot;
  • tapahtumien osallistujien tiedot ja mahdolliset tapahtumaa koskevat tiedot., kuten erityisruokavaliot;
  • Demografiset tiedot. Keräämme sinusta tietoja, kuten maa, tervehdys, aikavyöhyke ja haluamasi kieli. Keräämme myös muita meille antamiasi henkilötietoja.
  • asiakassuhdetta ja sopimusta koskevat tiedot kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tilauksen peruutustiedot, tiedot aiemmista ja nykyisistä sopimuksista ja tilauksista, asiakassuhteen perusteella muodostetut käyttäjäprofiilit, kuten käyttäjätunnukset, salasanat ja vastaavat turvatiedot, joita käytetään tunnistautumiseen ja tilille pääsyyn, kirjeenvaihto asiakkaan/tietosubjektin kanssa, mukaan luettuna puhelujen tai tapaamisten tallentaminen asiakkaan/tietosubjektin suostumuksella, ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot;
  • muut mahdolliset rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot..
  • Laite- ja käyttötiedot. Keräämme tietoja siitä, miten käytät M-Files -sivustoa ja miten olet vuorovaikutuksessa M-Files -sivuston ja palveluidemme kanssa. Keräämme esimerkiksi seuraavia tietoja:
    • Kun rekisteröidyt palveluihimme, keräämme rekisteröintipäivämäärän.
    • Lokitiedot. Kun vierailet M-Files -sivustolla, palvelimemme tallentavat automaattisesti tietoja, jotka selaimesi lähettää aina, kun vierailet verkkosivustolla. Näihin tietoihin voi sisältyä esimerkiksi IP-osoitteesi, selaimen tyyppi tai verkkotunnus, josta vierailet sivustolla, vierailemasi verkkosivut, käyttämäsi hakusanat ja mainokset, joita napsautat.
    • Laitteen tiedot. Keräämme tietoja laitteesta, jota käytät palvelujen käyttämiseen, mukaan lukien esimerkiksi laitteistomalli, käyttöjärjestelmä ja -versio, yksilölliset laitetunnisteet, MAC-osoite ja IP-osoite.
    • Sijaintitiedot. Voimme kerätä, käyttää ja jakaa sijaintitietoja, mukaan lukien laitteesi reaaliaikainen maantieteellinen sijainti, palvelujen käytön yhteydessä, esimerkiksi käyttämällä laitteesi IP-osoitetta. Sijaintitietoja voidaan käyttää osana palvelujen tiettyjä ominaisuuksia sekä palvelujen käytön analysointiin.
    • Virheraportit ja suorituskykytiedot. Keräämme tietoja palveluiden suorituskyvystä ja niiden kanssa esiintyvistä ongelmista. Nämä tiedot auttavat meitä diagnosoimaan käyttämiesi palveluiden ongelmia sekä parantamaan palveluitamme ja tarjoamaan ratkaisuja.
    • Vianmääritys ja aputiedot. Kun pyydät M-Files :lta vianmääritystä ja apua, keräämme tietoja sinusta ja laitteistostasi, ohjelmistostasi sekä muita tapaukseen liittyviä tietoja. Tällaisia tietoja ovat yhteys- tai todennustiedot, chattien ja muun viestinnän sisältö M-Files kanssa, tiedot koneen ja sovelluksen tilasta vian ilmetessä ja vianmäärityksen aikana sekä järjestelmä- ja rekisteritiedot ohjelmistoasennuksista ja laitteistokokoonpanoista.
    • M-Files tuotteen käyttötiedot. Keräämme tietoja M-Files -tuotteen käytöstäsi. Käyttötietoihin sisältyvät tunnisteet ovat Holvin GUID, pseudonymisoitu käyttäjätunnus ja pseudonymisoitu käyttäjän kirjautumistili, joita käytetään käyttäjäkokemuksen personointiin, virheiden analysointiin ja pseudonymisoitujen tilastojen tuottamiseen M-Files tuotteen käytöstä.

5. Miten käsittelemme henkilötietoja verkkosivustollamme ja sosiaalisen median kanavissamme?

Käytämme evästeitä verkkosivustoillamme (esim. https://www. m-files.com/). Lue lisää käytetyistä evästeistä ja hallitse asetuksiasi evästeilmoituksestamme.

Seuraamme palvelun käyttöä ja käyttäytymistä verkkosivuillamme (käytämme evästeitä) palvelun kehittämistä varten ja voidaksemme tarjota sinulle parempaa palvelua ja asiakaskokemusta. Hyödynnämme tietoja myös markkinointiin ja sisäiseen kehittämiseen.

Verkkosivusto

Kuten monet muutkin verkkosivustot, käytämme evästetekniikkaa kerätessämme lisätietoja verkkosivuston käytöstä ja parantaaksemme verkkosivustoa ja palveluitamme. Käytämme tietoja myös markkinointitarkoituksiin. Eväste on pieni datatiedosto, jonka siirrämme laitteesi kiintolevylle. M-Files voi käyttää sekä istuntoevästejä että pysyviä evästeitä ymmärtääkseen paremmin, miten olet vuorovaikutuksessa verkkosivuston kanssa, seurataksemme käyttäjien kokonaiskäyttöä ja verkkoliikennettä sivustolla sekä parantaaksemme sivustoa ja siihen liittyviä palveluja. Istuntoeväste mahdollistaa tietyt sivuston ominaisuudet, ja se poistetaan laitteestasi, kun katkaiset yhteyden tai poistut sivustolta. Pysyvä eväste säilyy sen jälkeen, kun suljet selaimesi, ja selaimesi voi käyttää sitä myöhemmillä vierailuilla sivustolla. Pysyvät evästeet voi poistaa noudattamalla selaimen ohjetta. Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti. Voit ohjata selaimesi muokkaamalla sen asetuksia lopettamaan evästeiden hyväksymisen tai pyytämään sinua hyväksymään evästeen ennen kuin hyväksyt evästeen vierailemiltasi verkkosivustoilta.

Google Analytics ja muut kolmannen osapuolen analytiikkapalveluntarjoajat

Käytämme Google Analyticsia verkkokäytön seurantaan. Google Analytics kerää ja tallentaa tietoja palveluiden käytöstäsi, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen; vierailun aika, sivuston sivut, joilla olet vieraillut tai jotka on avattu ja kuinka kauan niitä on käytetty, IP-osoite (Internet Protocol) ja tiedot laitteesta, jolla sivustolle on menty.

Käytämme myös seuraavia Google Analyticsin mainosominaisuuksia:

  • Uudelleenmarkkinointi Google Analyticsin avulla
  • Google Display -verkoston näyttökertojen raportointi
  • Google Analyticsin demografiset tiedot ja kiinnostuksen kohteiden raportointi

Käyttäjä voi estää Google Analyticsin käytön käytön seurantaan asentamalla selaimen lisäosan, joka estää sen käytön (katso ohjeet täältä). Tämä selaimen lisäosa estää Google Analyticsin käyttämää JavaScriptiä (ga.js, analytics.js ja dc.js) lähettämästä kävijän tietoja verkkosivustolta.

Käytämme Marketoa, Biziblea, 6senseä ja Uberflipiä verkkokäytön seurantaan. Nämä analytiikkatyökalut keräävät ja tallentavat tietoja palveluiden käytöstäsi, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen; vierailun aika, sivuston sivut, joilla on käyty tai jotka on avattu ja kuinka kauan niitä on käytetty, IP-osoite (Internet Protocol) ja tiedot laitteesta, jolla sivustolle on menty. Käyttäjä voi estää analytiikkatyökalujen käytön seurannan asentamalla selaimen lisäosan, joka estää sen käytön. Tämä selaimen lisäosa estää analytiikkatyökalujen (ga.js, analytics.js ja dc.js) käyttämää JavaScriptiä lähettämästä kävijän tietoja verkkosivustolta.

Saatamme käyttää myös muita kolmannen osapuolen data-analyysipalvelujen tarjoajia. Nämä palveluntarjoajat voivat käyttää evästeitä, verkkomajakoita ja muita tekniikoita kerätäkseen tietoja palvelujen käytöstäsi. Analytiikkapalveluntarjoajien avulla voimme kerätä, seurata ja analysoida palveluiden käyttöä koskevia tietoja, jotta voimme ymmärtää, miten käyttäjät käyttävät palveluita, lisätä palveluiden toimivuutta ja käyttäjäystävällisyyttä sekä räätälöidä palvelut paremmin käyttäjien tarpeiden mukaan. Näin ollen osa automaattisesti kerätyistä tiedoista jaetaan kolmansien osapuolten palveluntarjoajien kanssa, joilla on omat tietosuojailmoituksensa/käytäntönsä, joita sovelletaan niiden toimintaan.

Sosiaalisen median kanavat ja kohdennettu mainonta

Näiden evästeiden avulla voimme tehdä verkkosivuston sisällöstä mahdollisimman yksilöllisesti räätälöidyn ja siten näyttää esimerkiksi kohdennettua mainontaa ja sisältöä käyttäjän aikaisemman käyttäytymisen perusteella. M-Files käyttää kolmansien osapuolten hallinnoimia mainosevästejä tuotteidensa esittelemiseksi sekä omalla verkkosivustollaan että kolmansien osapuolten sivustoilla. Voit poistaa osan kolmansien osapuolten mainosevästeistä käytöstä niiden sivuston asetuksista.

M-Files -sivusto voi sisältää linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolten verkkosivustoihin, tuotteisiin ja palveluihin sekä kolmansien osapuolten niin sanottuja yhteisöliitännäisiä (kuten Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Twitter ja TrustRadius). M-Files -sivustoon integroidut kolmannen osapuolen liitännäiset ladataan kolmannen osapuolen palvelimilta, ja näin ollen kolmas osapuoli voi asentaa omia evästeitään käyttäjän laitteeseen. M-Files -sivustolla tarjottuihin kolmansien osapuolten palveluihin ja sovelluksiin sovelletaan kyseisten kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöjä tai ilmoituksia. Suosittelemme, että tutustut näihin kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin tai ilmoituksiin.

6. M-Files tuotteen käyttö- ja suorituskykytiedot

Käytämme erilaisia tekniikoita kerätäksemme käyttö- ja suorituskykytietoja M-Files -tuotteista ja -palveluista. Käytämme teknologioita tallentaaksemme ja noudattaaksemme asetuksiasi ja asetuksiasi, jotta voit kirjautua sisään, analysoidaksemme tuotteidemme suorituskykyä ja täyttääkseen muita laillisia tarkoituksia.

Analysoitaessa tuotteidemme suorituskykyä voidaan kerätä tietoja M-Files -tuotteen käytöstäsi, jotta voidaan arvioida M-Files -tuotteen käyttöä organisaatiosi tasolla. Vaikka tällaisten tietojen avulla M-Files voi tunnistaa sinut muiden saatavilla olevien tietojen perusteella, tiedot ovat pseudonymisoituja ja erittäin suojattuja, eikä niitä käytetä yksilöiden aktiiviseen tunnistamiseen, yksilöiden profilointiin tai mihinkään muuhun tarkoitukseen, joka on ristiriidassa edellä esitetyn kanssa.

Jos organisaatiosi (työnantajasi) tarjoaa sinulle pääsyn M-Files -tuotteisiin, M-Files -tuotteiden käyttösi on organisaatiosi mahdollisten käytäntöjen alaista. M-Files voi jakaa käyttötiedot yhdistetyssä muodossa organisaatiollesi (työnantajallesi), joka käsittelee näitä tietoja erillisenä rekisterinpitäjänä. Sinun tulisi osoittaa organisaatiosi ylläpitäjälle tietosuojaan liittyvät tiedustelut, jotka koskevat tällaista tai muuta henkilötietojesi käsittelyä organisaatiossasi, mukaan lukien tietosuojaoikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt. Kun käytät M-Files -tuotteiden ominaisuuksia, muut verkostosi käyttäjät voivat nähdä osan toiminnoistasi. Jos haluat lisätietoja ominaisuuksista ja muista toiminnoista, tutustu M-Files -tuotekohtaiseen dokumentaatioon tai ohjesisältöön. M-Files ei ole vastuussa asiakkaidemme tietosuoja- tai tietoturvakäytännöistä, jotka voivat poiketa tässä tietosuojaselosteessa esitetyistä käytännöistä.

7. Palvelukohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä osoitteessa M-Files lisäosissa ja erillisissä tuotteissa.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavia palveluja käyttäen:
M-Files osoitteessa Google Workspace
M-Files for Google Workspace on lisäosa, joka myydään ja asennetaan asiakkaille erikseen. Se yhdistää M-Files -palvelun ja Google Workspace saumattomasti toisiinsa, ja sen avulla käyttäjät voivat tallentaa sähköpostin ja liitetiedostojen kopiot Gmailista ja tiedostot Google Drivesta osoitteeseen M-Files pitkäaikaissäilytystä varten. Lisäosan konfiguroivat ja käyttävät M-Files' asiakkaat. Vain asiakkaan/käyttäjän määrittelemillä henkilöillä on pääsy sähköposteihin ja asiakirjoihin, jotka käyttäjät tallentavat osoitteeseen M-Files.

Tämä integraatio edellyttää luku- ja kirjoitusoikeuksia Gmailiin ja lukuoikeuksia Google Driveen. Kun käyttäjä tallentaa sähköpostin M-Files -palveluun, lisäosa käyttää kirjoitusoikeuksia lisätäkseen Gmailissa olevaan sähköpostiin tarran. Muussa tapauksessa lisäosa käyttää vain lukuoikeuksia sähköpostien ja asiakirjojen tallentamiseen Gmailista ja Google Drivesta M-Files -palveluun.

Kaikkien Google Workspace ja M-Files -palvelun sisältämien tietojen osalta M-Files' asiakas on rekisterinpitäjä ja M-Files on tietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot ilmenevät kunkin M-Files' asiakkaan tietosuojaselosteista tai -ilmoituksista. Jos M-Files' asiakas päättää integroida Google Workspace M-Files -palveluun, M-Files käsittelee asiakkaan yhteyshenkilöiden (esim. pääkäyttäjän) yhteystietoja (kuten sähköpostiosoitetta ja nimeä) ja tietoja integraation käytöstä asiakkaan käyttäjien toimesta (mukaan lukien pseudonymisoidut käyttäjätunnukset) rekisterinpitäjänä ja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

M-Files Add-In for Microsoft Teams

M-Files Add-In for Microsoft Teams on lisäosa, joka tarjotaan ja asennetaan asiakkaille erikseen. Se integroi M-Files -palvelun ja Microsoft Teamsin saumattomasti toisiinsa ja antaa käyttäjille mahdollisuuden työskennellä yhdessä kollegoidensa, kumppaneidensa ja asiakkaidensa kanssa M-Files -sisällön parissa suoraan Microsoft Teamsissa. Lisäosan konfiguroivat ja käyttävät M-Files' asiakkaat. Vain asiakkaan/käyttäjän määrittelemillä henkilöillä on pääsy sisältöön, jonka käyttäjät tallentavat osoitteeseen M-Files.

Tämä integraatio edellyttää lukuoikeutta Microsoft Graph API:een. Kun käyttäjä ottaa käyttöön yhteistoiminta-asetukset, lisäosa käyttää lukuoikeutta Microsoft Graph API saadakseen Microsoft Teams-kanavatason jäsentiedot, jotta käyttäjä voi käyttää jaettujen sisältöjen käyttöoikeuksia ja niiden käsittelyä osoitteessa M-Files. Lisäksi kun käyttäjä tallentaa asiakirjan Teams-kanavasta osoitteeseen M-Files , integraatio käyttää lukuoikeutta saadakseen tiedoston Microsoft SharePointista.

Kaikkien Microsoft Teams- ja M-Files -palvelun sisältämien tietojen osalta M-Files' asiakas on rekisterinpitäjä ja M-Files on tietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot ilmenevät kunkin M-Files' asiakkaan tietosuojakäytännöistä tai ilmoituksista. Jos M-Files' asiakas päättää integroida Microsoft Teams M-Files -palveluun, M-Files joutuu käsittelemään asiakkaan yhteyshenkilöiden (esim. pääkäyttäjän) yhteystietoja (kuten sähköpostiosoitetta ja nimeä) rekisterinpitäjänä. Näitä henkilötietoja käsitellään ainoastaan M-Files Add-In for Microsoft Teams -palvelun käyttöä varten.

M-Files Ment

Ment on asiakkaille erikseen tarjottava SaaS-työkalu, jolla voidaan automatisoida asiakirjojen ja sopimusmallien luominen ilman koodia. Ment -tuotetta käytetään erillisen Ment -verkkosovelluksen kautta. Tarjotakseen Ment M-Files käsittelee tiettyjä henkilötietoja sekä rekisterinpitäjän että henkilötietojen käsittelijän roolissa yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. M-Files' Henkilötietojen käsittelystä henkilötietojen käsittelijänä määrätään sovellettavassa sopimuksessa M-Files ja asiakasorganisaation välillä. M-Files käsittelee seuraavia henkilötietoja rekisterinpitäjänä:

  • IP-osoitteesi, käyttöjärjestelmä- ja selaintiedot sekä tiedot Ment -sivuston (https://ment-automation.com/) käytöstä kerätään, kun selaat Ment -sivustoa, jotta sivustoa ja palveluja voidaan ylläpitää ja parantaa.
  • Nimesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi kerätään, jos pyydät Ment -tuotteen esittelyä.
  • Nimesi, sähköpostiosoitteesi, yrityksesi nimi ja työalasi kerätään, jos tilaat Ment -uutiskirjeen.
  • Keräämme organisaatiosi käyttäjien nimet ja sähköpostiosoitteet, käyttöjärjestelmä- ja selaintiedot, IP-osoitteen, tietoja Ment -tuotteen käytöstäsi sekä tietoja sinusta tai organisaatiostasi, joita voit antaa meille käyttäessäsi Ment -tuotetta.
  • Nimesi, sähköpostiosoitteesi, yrityksesi nimi ja meille lähettämäsi viestin sisältö kerätään, jos käytät "Ota yhteyttä"-lomaketta pyytääkseen yhteydenottoa meihin.

8. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: sinulta itseltäsi, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, kanavakumppaneilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muista vastaavista luotettavista lähteistä.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavien lakien ja asetusten rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automatisoidusti.

9. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille osapuolille, paitsi että voimme luovuttaa ne tytär- ja osakkuusyhtiöillemme tai Palveluiden myöhemmälle omistajalle, osaomistajalle tai operaattorille ja heidän neuvonantajilleen yritysfuusion, konsolidoinnin, uudelleenjärjestelyn, olennaisilta osin kaikkien osakkeidemme ja/tai omaisuutemme myynnin tai konkurssimenettelyn tai muun yrityssaneerauksen yhteydessä. M-Files voi myydä, siirtää tai muutoin luovuttaa osan tai koko omaisuudestaan, mukaan lukien henkilötietojasi, yritysfuusion, yrityskaupan, uudelleenjärjestelyn tai omaisuuden myynnin yhteydessä tai konkurssitapauksessa.

Käytämme alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Jakaamme henkilötietojasi tarpeen mukaan, jotta voimme toteuttaa minkä tahansa liiketoimen tai tarjota minkä tahansa pyytämäsi palvelun. Jaamme tietoja M-Files -konsernin sisällä tytäryhtiöillemme ja tytäryhtiöillemme; luotetuille kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja ja tarjoavat palveluita M-Files puolesta, mukaan lukien hosting ja ylläpito, asiakassuhteet, asiakastuki, tietokantojen varastointi ja hallinta sekä M-Files -tuotteiden ja -palveluiden myynti ja markkinointi. M-Files tuotetta koskevat käyttötiedot voidaan jakaa organisaatiosi (M-Files' asiakas) kanssa yhdistetyssä muodossa.

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että tietojen vastaanottaja (alihankkija tai tytäryhtiö) on sitoutunut käyttämään EU:n komission vakiosopimuslausekkeita tai tarjoamaan muita asianmukaisia suojatoimia yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklan mukaisesti.

10. Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöoikeus on vain niillä työntekijöillämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot ovat lukituissa tiloissa, ja niihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Keräämiämme henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi, paitsi jos laki edellyttää pidempää säilytysaikaa tai jos tarvitsemme niitä laillisten oikeuksiemme suojaamiseksi. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai tehdään nimettömiksi.

Arvioimme tietojen säilytystarpeen säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimista, joilla varmistetaan, ettei yhteensopimattomia, vanhentuneita tai epätarkkoja henkilötietoja tallenneta käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot viipymättä.

11. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tallennetut henkilötiedot ja oikeus vaatia epätarkkojen, vanhentuneiden, tarpeettomien ja lainvastaisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Jos sinulla on pääsy tietoihisi, voit muokata tietoja itse. Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa tai muuttaa suostumustasi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen peruuttamista edeltäneen käsittelyn laillisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai vaatia sen rajoittamista ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Sinulla on myös oikeus vastustaa muita käsittelytoimia erityistilanteeseesi liittyvistä syistä, kun käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu. Pyyntösi yhteydessä sinun on yksilöitävä se erityistilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Voimme kieltäytyä vastustamispyynnöstä vain laillisin perustein.

12. Tietosuojailmoitus Kalifornian asukkaille

Tämä osio 12 täydentää tämän tietosuojailmoituksen tietoja, ja sitä sovelletaan ainoastaan luonnollisiin henkilöihin, jotka asuvat Kalifornian osavaltiossa, Yhdysvalloissa. Tämä osio 12 on hyväksytty Kalifornian vuoden 2018 kuluttajan yksityisyydensuojaa koskevan lain (California Consumer Privacy Act of 2018, jäljempänä "CCPA") noudattamiseksi, ja kaikilla CCPA:ssa määritellyillä termeillä on sama merkitys, kun niitä käytetään tässä osiossa 12.

Keräämämme "henkilötiedot" ovat tietoja, jotka tunnistavat, kuvaavat, liittyvät tai voidaan kohtuudella yhdistää sinuun.

Keräämämme tiedot on lueteltu tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 4. Seuraavassa luetellaan sinusta kerättyjen henkilötietojen luokat, ja ne kuvaavat tietoja, joita olemme keränneet asiakkailtamme viimeisten 12 kuukauden aikana:

  • rekisteröidyn yhteystiedot;
  • yrityksen ja sen yhteyshenkilöiden tiedot;
  • suoramarkkinoinnin mahdolliset kiellot;
  • tapahtumien osallistujien tiedot ja mahdolliset tapahtumaa koskevat tiedot;
  • demografiset tiedot;
  • asiakassuhdetta ja sopimusta koskevat tiedot;
  • muut mahdolliset rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot;
  • laite- ja käyttötiedot.

Näitä tietoluokkia koskevat yksityiskohtaiset selitykset löytyvät kohdasta 4.

Keräämme henkilötietoja voidaksemme tarjota asiakkaillemme palveluja ja kehittääksemme ja parantaaksemme jatkuvasti tuotteitamme ja tarjontaamme. Henkilötietoja kerätään seuraaviin tarkoituksiin:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen,
  • sopimusperusteisten ja muiden lupausten ja velvoitteiden täyttäminen,
  • ylläpitää suhteitamme asiakkaisiin,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
  • tuotteidemme ja asiakkaidemme turvallisuuden suojaaminen, petosten havaitseminen ja estäminen, ohjelmistolisenssien voimassaolon vahvistaminen.
  • sähköinen suoramarkkinointi ja
  • mainonnan kohdentaminen meidän ja muiden verkkopalveluissa.

Kuvaus siitä, miten käsittelemme näitä henkilötietoja, on kohdissa 4, 5 ja 6. Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille tai yhteisöille.

CCPA:n mukaan sinulla on tiettyjä oikeuksia, jotka liittyvät henkilötietoihisi ja siihen, miten me käsittelemme niitä.

Sinulla on oikeus olla saamatta syrjivää kohtelua käyttäessäsi CCPA:n mukaisia yksityisyydensuojaa koskevia oikeuksiasi.

Sinulla on oikeus tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja olemme keränneet ja mitä tietoja säilytämme, miten ne on kerätty ja miten niitä luovutetaan. Voit pyytää luovuttamaan keräämiämme tietoja ja niiden käsittelyä esittämällä pyynnön (tietopyyntö) osoitteessa [email protected]. Pyyntö voi olla vapaamuotoinen. CCPA edellyttää, että tarkistamme henkilöllisyytesi, jotta voimme täyttää pyyntösi. Tätä varten sinulta kerätään seuraavat tiedot:

  • yhteystietosi;
  • kopio asianomaisen viranomaisen myöntämästä henkilöllisyystodistuksesta....

Kopio henkilöllisyystodistuksestasi toimitetaan suojatun asiakirjojen jakopalvelun kautta linkin kautta, jonka saat osoitteesta M-Files , kun pyyntösi on vastaanotettu. Kun henkilöllisyytesi on varmistettu, henkilöllisyystodistuksesi jäljennös tuhotaan viipymättä.

Jos pyyntösi lähetetään työnantajasi antaman sähköpostiosoitteen kautta ja jos sähköpostiosoite noudattaa yleissopimusta [email protected] (esimerkiksi [email protected]) ja jos pääsy kyseiseen sähköpostiin helpottuu syöttämällä siihen liittyvät turvatiedot (eli käyttäjätunnus ja salasana), henkilöllisyytesi katsotaan todennettavaksi, eikä sinua pyydetä toimittamaan kopiota henkilöllisyystodistuksestasi.

Sinulla on myös oikeus pyytää keräämiemme henkilötietojesi poistamista. Tietojen poistamista koskevat pyynnöt voi lähettää meille osoitteeseen [email protected] tai fyysisesti postitse seuraavaan osoitteeseen:

M-Files Inc,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
YHDYSVALLAT

Samoin kuin meidän on tarkistettava henkilöllisyytesi, kun pyydämme saada tietää, mitä tietoja käsittelemme. Henkilöllisyytesi tarkistetaan poistopyyntöjä lähetettäessä edellä kuvatulla tavalla. Lisäksi poistopyynnöt voidaan toimittaa meille vapaamuotoisesti.

Sinulla on oikeus esittää tietopyyntöjä ja poistopyyntöjä valtuutetun edustajan välityksellä. Varmistaaksemme, että asiamiehellä on oikeus edustaa sinua pyyntöjen esittämisessä, pyydämme kyseistä asiamiestä esittämään valtakirjan tai muun vastaavan kirjallisen asiakirjan, josta käy ilmi, missä laajuudessa asiamies edustaa sinua näissä asioissa.

13. Lasten yksityisyys

Palvelujamme ei ole suunnattu lapsille, emmekä aio kerätä henkilötietoja lapsilta. Pyydämme sinua olemaan käyttämättä palveluita ja olemaan antamatta meille mitään tietoja itsestäsi, jos olet alle lainkäyttöalueellasi määritellyn iän, joka edellyttää vanhempien suostumusta tai lupaa henkilötietojen käsittelyyn.

14. Keneen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt on toimitettava kirjallisesti kohdassa kaksi (2) "Yhteystiedot tietosuoja-asioissa" mainittuun osoitteeseen.