Projektien tiedonhallinta

Toteuta projektit budjetin puitteissa, ajallaan ja laadukkaasti tietotyön automatisoinnin avulla. Organisoi tiedot ja paranna dokumenttienhallintaa sidosryhmiesi tarpeiden mukaan. Automatisoi prosessit työnkulkujen avulla ja seuraa edistymistä dokumenttitason näkyvyydellä. Paranna asiakkaiden sitoutumista varmistamalla, että kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy oikeisiin projektitietoihin.

Verkkosivujen kuva-projekti-tiedonhallinta

50%

M-Filesin asiakkaiden dokumenttien luonnista helpottuu käyttämällä dokumenttipohjia.

88%

kaikista tietomurroista johtuu inhimillisestä virheestä, mikä korostaa tietoturvan merkitystä.

65%

työntekijöistä ilmoitti olevansa vähemmän stressaantuneita työtehtävien automatisoinnin ja manuaalisten prosessien vähentämisen ansiosta.

Verkkosivuston kuva-asiakirja-automaatio-984x738

Haasteet: perinteiset tiedonhallintamenetelmät eivät skaalaudu projektien kasvaessa

Lyhyiden projektien hallinta on helppoa jopa ilman erityisiä työkaluja. Ajan myötä projektit kasvavat ja ihmisiä tulee ja menee. On yhä vaikeampaa tietää, missä informaatio on säilytetty ja mikä on projektin kokonaistilanne. Manuaaliset ja hierarkkiset lähestymistavat eivät yksinkertaisesti toimi, varsinkin kun mukaan tulee asiakkaita, kumppaneita tai alihankkijoita. Tämä vaikuttaa asiakassuhteisiin ja projektin toteutukseen.

Tietoa on vaikea löytää

Kun kansiohierarkiat kasvavat yhä syvemmiksi, on yhä vaikeampaa tietää, mihin navigoida tietoja etsiessä tai uusia dokumentteja tallennettaessa, mikä hukkaa aikaa ja aiheuttaa uudelleentyöstämistä ja päällekkäisyyttä dokumenteissa.

Versionhallintaan liittyvät ongelmat johtavat ongelmiin ketjun loppupäässä

Kun dokumentteja ei löydy tai versiot erottaa toisitaan vain eri nimeämiskäytännöt, on suuri riski, että joku käyttää vanhaa versiota ja tekee vääriä loppupäätöksiä tai lupauksia.

Projektin ja dokumenttien tila ei ole selkeä

Perinteiset dokumenttivarastot eivät tarjoa minkäänlaisia keinoja projektin ja dokumentin tilan selkeään viestimiseen, joten työntekijät joutuvat tukeutumaan nimeämiskäytäntöihin ja dokumenttien tilan manuaaliseen kirjaamiseen erillisiin seurantajärjestelmiin.

Ulkoinen yhteistyö vaatii lisätyötä

Ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa tarvitaan usein erillisiä tiedostojen jakojärjestelmiä, mikä lisää työtä ja päällekkäisyyksiä, versionhallintaa ja näkyvyysongelmia.

Ratkaisu: automaattinen projektien tiedonhallinta ja ulkoinen yhteistyö

Luokittele ja järjestä tiedot automaattisesti sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien tarpeiden mukaisesti. Määrittele projektin vaiheet, tehtävät, käytännöt tai muut asiaankuuluvat kriteerit ja hyödynnä kehittyneitä luokittelumenetelmiä, kuten tekoälyyn perustuvaa tiedon organisointia, projektin työnkulkujen tehostamiseksi. Sisällytä työnkulkujen automatisointi ja dokumenttikohtainen seuranta saadaksesi tarkan käsityksen edistymisestä. Sisällytä ulkoinen yhteistyö luonnolliseksi osaksi päivittäistä työtä.

Website-image-AI-984x738

Tietojen luokittelun ja organisoinnin automatisointi

Dokumenttien automaattinen nimeäminen, järjestäminen ja luokittelu mahdollistavat helpon tallentamisen ja etsinnän sekä useita navigointivaihtoehtoja ja hierarkioita erilaisiin tarpeisiin.

Seuraa projektin tilaa näkymien ja dokumenttien elinkaarten avulla

Sisäänrakennettu elinkaari osoittaa dokumentin uusimman tilan, ja näkymät poistavat tarpeen manuaaliselle seurannalle. Jopa suurten ja monimutkaisten projektien yhteenlaskettu tila tulee selväksi.

Päivittäisten prosessien laajentaminen koskemaan ulkoisia yhteistyökumppaneita

Hyödynnä yhteistyöportaaleja vaihtaaksesi tietoja automaattisesti ulkoisten sidosryhmien kanssa menettämättä tietojen hallintaa tai kirjausketjuja.

Automatisoi versionhallinta, tarkistukset ja julkaisu

Automaattinen versionhallinta, työnkulut ja tehtävänannot auttavat toteuttamisessa, kun taas näkymät auttavat ymmärtämään. Dokumenttien nimeäminen, muuntaminen, allekirjoittaminen ja julkaiseminen voidaan automatisoida työnkulkujen avulla.

Ratkaisut juuri teidän alallenne

Verkkosivujen kuva-asiakirjat-automaatio

Asiakkuuksien hallinta kirjanpidossa

Taloushallinto-, vero- ja tilintarkastuspalveluihin liittyvät asiakastoimeksiannot ovat yleensä osa pitkäaikaisia asiakassuhteita, joihin sisältyy runsaasti historiatietoa asiakkaasta ja heidän liiketoiminnastaan. Kaikkien neuvojen ja toimitusten on oltava faktuaalisesti oikeita ja asianmukaisten lakien ja asetusten mukaisia. Toimeksiantotiimien on löydettävä ja analysoitava paljon erityistietoa asiakkaan arkistoista, varmistettava työasiakirjojen tarkistaminen asiantuntijoiden kanssa ja hankittava asiakkaan kumppaneiden allekirjoitukset toimituksille. Hyvin toimiva dokumenttien ja toimeksiantojen hallintajärjestelmä, joka helpottaa tätä prosessia, säästää merkittävästi aikaa, energiaa ja huolta, erityisesti kiireisinä kausina, kun toimeksiantoja on päättymässä.

Investointiprojektien hallinta energia-alalla

Uuden energiantuotantolaitoksen rakentaminen on merkittävä investointihanke, jonka läpimenoaika on pitkä. Tehokkaat projektinhallintavälineet varmistavat linjauksen ja selkeyden suunnittelun alkuvaiheesta aina laitoksen rakentamiseen ja käyttöönottoon asti. Laajan dokumentaatiomäärän hallinta hankkeen eri vaiheissa on ratkaisevan tärkeää, ja automaatio on avainasemassa lupien ja vaatimustenmukaisuuden valvonnassa. Työnkulkuautomaatio auttaa seuraamaan hyväksyntöjä ja määräaikoja sekä varmistaa tehtävien saumattoman etenemisen ja turvallisen tiedonvaihdon sidosryhmien kanssa. Projektinhallintajärjestelmän hyödyntäminen varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet, sekä sisäiset että ulkoiset, ovat linjassa keskenään ja että henkilökohtainen vuorovaikutus sidosryhmien kanssa säilyy koko projektin elinkaaren ajan.

Verkkosivusto-kuva-valmistus

Asiakastarinat

Yli 5 000 yritystä luottaa M-Filesiin dokumenttienhallinnassa päivittäin.

Elomatic

  • M-Files räätälöinti varmistaa, että kehitystyö räätälöidään Elomaticin tarpeisiin.
  • M-Files parantaa tietoturvaa ja varmistaa, että oikeilla henkilöillä on pääsy oikeisiin asiakirjoihin.
  • M-Files käyttöönotto nopeuttaa ja tehostaa asiakirjojen hallintaa ja hakua.

Lue lisää

Charles River Laboratories

  • Charles River Laboratories säästää vuosittain 2,4 miljoonaa dollaria parantuneen prosessitehokkuuden ansiosta.
  • Asiakirjojen työnkulkujen automatisointi M-Files avulla säästää 9 600 tuntia vuodessa.
  • Charles River Laboratories sai 326 400 dollarin DocuSign .

Lue lisää

HEB Construction

  • HEB Construction säästää 80 000 dollaria matkakustannuksissa konseptin todentamisen aikana.
  • Asiakirjojen digitointi säästää kolme kuukautta, mikä on keskimäärin 90 laatikollisen asiakirjan manuaaliseen kokoamiseen kuluva aika projektin päätyttyä.
  • M-Files tarjoaa HEB Construction 360 asteen näkymän kaikkiin projekteihin, kumppaneihin, toimittajiin ja asiakirjoihin.

Lue lisää

Haluatko tietää lisää?