Projektien tiedonhallinta
Toteuta projektit budjetin puitteissa, ajallaan ja laadukkaasti tietotyön automatisoinnin avulla. Organisoi tiedot ja paranna dokumenttienhallintaa sidosryhmiesi tarpeiden mukaan. Automatisoi prosessit työnkulkujen avulla ja seuraa edistymistä dokumenttitason näkyvyydellä. Paranna asiakkaiden sitoutumista varmistamalla, että kaikilla tiimin jäsenillä on pääsy oikeisiin projektitietoihin.
Haasteet: perinteiset tiedonhallintamenetelmät eivät skaalaudu projektien kasvaessa
Lyhyiden projektien hallinta on helppoa jopa ilman erityisiä työkaluja. Ajan myötä projektit kasvavat ja ihmisiä tulee ja menee. On yhä vaikeampaa tietää, missä informaatio on säilytetty ja mikä on projektin kokonaistilanne. Manuaaliset ja hierarkkiset lähestymistavat eivät yksinkertaisesti toimi, varsinkin kun mukaan tulee asiakkaita, kumppaneita tai alihankkijoita. Tämä vaikuttaa asiakassuhteisiin ja projektin toteutukseen.
Ratkaisu: automaattinen projektien tiedonhallinta ja ulkoinen yhteistyö
Luokittele ja järjestä tiedot automaattisesti sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien tarpeiden mukaisesti. Määrittele projektin vaiheet, tehtävät, käytännöt tai muut asiaankuuluvat kriteerit ja hyödynnä kehittyneitä luokittelumenetelmiä, kuten tekoälyyn perustuvaa tiedon organisointia, projektin työnkulkujen tehostamiseksi. Sisällytä työnkulkujen automatisointi ja dokumenttikohtainen seuranta saadaksesi tarkan käsityksen edistymisestä. Sisällytä ulkoinen yhteistyö luonnolliseksi osaksi päivittäistä työtä.
Ratkaisut juuri teidän alallenne
Asiakkuuksien hallinta kirjanpidossa
Taloushallinto-, vero- ja tilintarkastuspalveluihin liittyvät asiakastoimeksiannot ovat yleensä osa pitkäaikaisia asiakassuhteita, joihin sisältyy runsaasti historiatietoa asiakkaasta ja heidän liiketoiminnastaan. Kaikkien neuvojen ja toimitusten on oltava faktuaalisesti oikeita ja asianmukaisten lakien ja asetusten mukaisia. Toimeksiantotiimien on löydettävä ja analysoitava paljon erityistietoa asiakkaan arkistoista, varmistettava työasiakirjojen tarkistaminen asiantuntijoiden kanssa ja hankittava asiakkaan kumppaneiden allekirjoitukset toimituksille. Hyvin toimiva dokumenttien ja toimeksiantojen hallintajärjestelmä, joka helpottaa tätä prosessia, säästää merkittävästi aikaa, energiaa ja huolta, erityisesti kiireisinä kausina, kun toimeksiantoja on päättymässä.
Investointiprojektien hallinta energia-alalla
Uuden energiantuotantolaitoksen rakentaminen on merkittävä investointihanke, jonka läpimenoaika on pitkä. Tehokkaat projektinhallintavälineet varmistavat linjauksen ja selkeyden suunnittelun alkuvaiheesta aina laitoksen rakentamiseen ja käyttöönottoon asti. Laajan dokumentaatiomäärän hallinta hankkeen eri vaiheissa on ratkaisevan tärkeää, ja automaatio on avainasemassa lupien ja vaatimustenmukaisuuden valvonnassa. Työnkulkuautomaatio auttaa seuraamaan hyväksyntöjä ja määräaikoja sekä varmistaa tehtävien saumattoman etenemisen ja turvallisen tiedonvaihdon sidosryhmien kanssa. Projektinhallintajärjestelmän hyödyntäminen varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet, sekä sisäiset että ulkoiset, ovat linjassa keskenään ja että henkilökohtainen vuorovaikutus sidosryhmien kanssa säilyy koko projektin elinkaaren ajan.
Asiakastarinat
Yli 5 000 yritystä luottaa M-Filesiin dokumenttienhallinnassa päivittäin.
Elomatic
- Suunnittelu- ja konsultointiyritys Elomatic otti käyttöönsä M-Filesin hallitakseen yli 1 500 vuosittaisen projektin dokumentaatiota.
- M-Files metatietoihin perustuva järjestelmä paransi dokumenttien tallennusta, versionhallintaa ja tietoturvaa.
- Tuloksena oli nopeampi dokumenttien haku, parempi tuottavuus ja parempi maailmanlaajuinen yhteistyö.
HEB Construction
- Uusiseelantilainen HEB Construction otti käyttöönsä M-Filesin ratkaistakseen kalliita ja aikaa vieviä dokumenttienhallintaongelmia.
- Yritys otti käyttöön M-Filesin dokumenttienhallinnassa, työnkuluissa ja prosessien virtaviivaistamisessa.
- Tietojen digitalisoinnin ansiosta saavutettiin 80 000 dollarin säästöt matkakustannuksissa ja säästettiin lukemattomia työtunteja.
Charles River Laboratories
- Charles River Laboratories, jolla on maailmanlaajuisesti yli 20 000 työntekijää, automatisoi prosessit M-Filesin avulla.
- M-Filesin avulla automatisoitiin dokumenttien työnkulut ja kehitettiin julkaisujärjestelmä, joka paransi merkittävästi tuottoa.
- Automaattisten dokumenttien työnkulkujen ansiosta säästettiin 9 600 tuntia vuodessa ja 2,4 miljoonaa dollaria tehokkuuden parantumisen ansiosta.
Haluatko tietää lisää?
Kokeile M-Files ilmaiseksi 30 päivän ajan!
Tutustu M-Files Aino GenAI-ominaisuuksiin, tehosta yhteistyötä kollegoiden kanssa, automatisoi työnkulkuja ja avaa loputtomia mahdollisuuksia.
