Anna Microsoft Purview’lle sen tarvitsema liiketoimintakonteksti
Microsoft Purview huolehtii hallinnosta. M-Files tarjoaa liiketoiminnallisen kontekstin metatietojen, asiakirjojen välisten suhteiden, luokitusten ja työnkulun tilan avulla, mikä auttaa organisaatioita luokittelemaan tietoa, määrittämään luottamuksellisuusmerkintöjä ja suojaamaan sisältöä liiketoiminnallisen merkityksen perusteella.
Luokittele ja suojaa tietoja sen perusteella, mitä ne merkitsevät yrityksellesi, eikä pelkästään sen perusteella, mitä ne sisältävät tai missä ne on tallennettu.
Suojaa tietoja niiden liiketoiminnallisen merkityksen perusteella
Tiedoston teksti tai sijainti ei välttämättä paljasta, onko kyseessä allekirjoitettu sopimus, aktiivinen asiakastieto, laadunvalvonnan alainen asiakirja vai vanhentunut projektiluonnos. M-Files lisää metatietoja, asiakirjojen välisiä suhteita, omistajuustietoja, asiakirjatyyppejä, työnkulun tilaa sekä yrityksen sisällönhallinnan kontekstia luokittelun ja tietosuojan tukemiseksi. Microsoft Purview pystyy arvioimaan sisältöä ja soveltamaan suojaustoimenpiteitä, mutta organisaatiot tarvitsevat usein lisätietoja liiketoimintakontekstista voidakseen erottaa allekirjoitetun sopimuksen luonnoksesta, hyväksytyn menettelytavan vanhentuneesta versiosta tai aktiivisen asiakastiedon historiallisesta tiedosta ja soveltaa niihin asianmukaista luottamuksellisuusluokitusta.
Kuinka se toimii
- Ymmärrä liiketoiminnallinen merkitys M-Files -metatietojen, suhteiden, omistajuuden, asiakirjatyypin ja työnkulun tilan avulla.
- Määritä kyseiselle kontekstille luottamustaso asiakkaan määrittämien sääntöjen avulla, jotta luokittelu ja tietojen suojaus tapahtuvat yhdenmukaisesti.
- Microsoft Purview, joka toimii luotettavana tietosuojakerroksena, soveltaa valitulle tunnisteelle määritettyä suojausta.
Tarkastele Microsoft Purviewin luottamustasoja suoraan M-Files
Microsoft Purviewin luottamuksellisuusluokitukset näkyvät M-Files -sivustolla tuetun sisällön osalta. Käyttäjät voivat myös nähdä, milloin tuetuissa tiedostoissa on salattuja luottamuksellisuusluokituksia, mikä auttaa heitä ymmärtämään luokittelun ja suojauksen ennen asiakirjan käsittelyä.
Tunnisteet määritellään ja hallitaan edelleen Microsoft Purview -palvelussa. Tunnisteiden manuaalinen lisääminen tai päivittäminen tapahtuu tuettujen Microsoft Office -sovellusten kautta.
Tietojen luokittelu metatietojen ja työnkulun kontekstin avulla
Saatavilla tulevassa versiossa.Asiakkaan määrittämien sääntöjen avulla on tarkoitus yhdistää M-Files -metatiedot ja työnkulun konteksti Microsoft Purview -tietoluokitukseen. Esimerkiksi allekirjoitettu asiakassopimus tai hyväksytty talousasiakirja voidaan luokitella eri tavalla kuin luonnos asiakirjatyypin, omistajuuden, suhteiden ja prosessin vaiheen perusteella, mikä parantaa luokittelun johdonmukaisuutta ja tietojen suojausta.
Luo tekoälyvalmis perusta hallitun tiedon avulla.
Johdonmukainen luokittelu ja suojaus voivat auttaa organisaatioita valmistelemaan tuettua sisältöä vastuulliseen tekoälyn käyttöön. M-Files järjestää tiedot liiketoimintakontekstin mukaan, kun taas Microsoft Purview tarjoaa tunnistepohjaisen suojauksen. Yhdessä ne auttavat luomaan tekoälyvalmiin tietopohjan. Hallinto tukee tekoälyvalmiutta, mutta ei takaa tarkempia tekoälyvastauksia.
Asiakirjapohjainen työskentely
Miten M-Files voi parantaa Microsoft Purviewin luokittelua?
Samat sanat voivat kantaa mukanaan erilaista riskiä riippuen asiakirjan tarkoituksesta, omistajasta, suhteista ja elinkaaren vaiheesta. M-Files ottaa tämän kontekstin huomioon asiakirjapohjaisessa työssä.
Sopimusten hallinnointi
Luokittele sopimukset liiketoimintayhteyden perusteella ja erittele luonnokset, hyväksytyt sopimukset, allekirjoitetut sopimukset ja voimassaolonsa päättyneet asiakirjat vastapuolen, omistajan ja tilan mukaan.
Tutustu sopimusten hallintaanLaatu- ja vaatimustenmukaisuusasiakirjat
Sovelletaan yhdenmukaista luokittelua ja suojausta valvottaviin menettelyihin, työohjeisiin, auditointeihin ja laatutietoihin hyväksymistilan, voimaantulopäivän ja prosessin mukaan.
Tutustu laadunhallintaanAsiakastiedot
Käytä asiakas-, tili-, tapaus- ja asiakassuhdemetatietoja erottaaksesi arkaluonteiset tiedot tavanomaisesta kirjeenvaihdosta.
Tutustu asiakastietojen hallintaanTaloudelliset asiakirjat
Luokittele budjetit, ennusteet, laskut ja hyväksytyt kirjanpitotiedot yksikön, ajanjakson, omistajan ja työnkulun vaiheen mukaan hallinnon ja tietoturvan tukemiseksi.
Tutustu talousasiakirjojen hallintaanHankedokumentaatio
Luokittele suunnitelmat, tulokset, vaatimukset ja muutostiedot liiketoimintakontekstin perusteella, kuten projektin, asiakkaan, vaiheen ja hyväksymisstatuksen mukaan.
Tutustu projektitiedon hallintaanToimintaperiaatteet ja menettelytavat
Erotellaan luonnokset, hyväksytyt versiot, kumotut ohjeet ja voimassa olevat menettelytavat niiden omistajuuden, elinkaaren vaiheen ja liiketoimintayhteyden perusteella.
Tutustu politiikan hallintaanTietojen luokittelun ja suojauksen parantaminen koko tietojen elinkaaren ajan
M-Files tarjoaa Microsoft 365:n Copilot-, Work IQ- ja tekoälyavustajille kolme asiaa, joita ne tarvitsevat tuottamaan entistä osuvampia liiketoimintatuloksia: ajantasainen sisältö, johdonmukainen hallinta ja liiketoimintakonteksti.
Microsoft Purview -asiakirjojen suojauksen esittely
Tutustu siihen, miten M-Files toimii yhdessä Microsoft Purview -luokitusten kanssa arkaluonteisten asiakirjojen suojaamiseksi, ja miten nämä suojaukset vaikuttavat asiakirjojen käyttöoikeuksiin, esikatseluun ja hakuun.
Hyödynnä Microsoftin tietoturvainvestointejasi
Microsoft Purview on edelleen luotettava lähde luottamuksellisuusluokituksille ja niihin liittyvälle suojaukselle. M-Files tarjoaa liiketoimintakontekstia tuetulle sisällölle, joka on tallennettu Microsoft 365 Storage -palveluun, joka tunnetaan myös nimellä SharePoint Embedded. Käyttäjät voivat työskennellä tuettujen Microsoft Office -sovellusten kautta. Yhteydet Microsoftin Copilot, Teamsin, Outlook, Defenderin, ERP:n, CRM ja liiketoimintajärjestelmien kanssa vaihtelevat tuotteen ja käyttötilanteen mukaan ja edellyttävät .
Microsoft 365
Tee Microsoft 365:stä luotettava perusta yhteistyölle, asiakirjojen hallinnalle ja tekoälylle. M-Files tarjoaa liiketoimintakontekstia, hallintoa, työnkulun automatisointia ja asiakirjojen hallintaa, joiden avulla organisaatiot voivat löytää tietoja nopeammin, työskennellä tehokkaammin ja saada enemmän hyötyä Microsoft 365:stä
Microsoft Teams
Keskustele ja tee yhteistyötä suoraan Teamsissa ja pysy samalla järjestyksessä. Pääset käsiksi kaikkiin yrityksesi tietoihin samassa tilassa. Tue tehokasta ja hyvin hallittua tiimityötä sisäänrakennettujen työnkulkujen avulla.
Microsoft Office
Luo, muokkaa ja tee yhteistyötä asiakirjojen parissa suoraan Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa. Löydä tietoja nopeammin, automatisoi työnkulkuja ja pidä huolta asiakirjojen hallinnasta ja hallinnoinnista työskennellessäsi tutuissa Microsoft Office -sovelluksissa.
Microsoft SharePoint
Helpota asiakirjojen käsittelyä työkaluilla, jotka järjestävät, merkitsevät ja automatisoivat tiedostoja. Pysy aikataulussa älykkään haun, automaattisten työnkulkujen ja tehokkaan versiohallinnan avulla. Hoida monimutkaisia tehtäviä ja vastaa toimialakohtaisiin tarpeisiin työskennellessäsi Microsoft 365:n sisällä.
Microsoft Purviewin usein kysytyt kysymykset
Näe M-Files toiminnassa
