Yksityisyytesi on meille tärkeää. Tässä tietosuojailmoituksessa selitetään, mitä henkilötietoja M-Files , miten M-Files niitä ja mihin tarkoituksiin M-Files ilmoituskanavan yhteydessä, joka on otettu käyttöön direktiivin (EU) 2019/1937 mukaisesti. Direktiivi koskee unionin lainsäädännön rikkomuksista ilmoittavien henkilöiden suojelua (”ilmoitusdirektiivi”) ja sen kansallista täytäntöönpanolainsäädäntöä.

Ilmoituskanavaan ja ilmoitusmenettelyihin viitataan M-Files käyttöönottamaan ilmoituskanavaan sekä siihen lähetettyihin ilmoituksiin ja niistä johtuviin menettelyihin ja tutkimuksiin.

1. Ohjain(t)

M-Files (pääasiallinen vastuuhenkilö)

Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finland33100 Tampere, Finland

ja konserniyrityksemme

(jäljempänä ”me” taiM-Files)

 

M-Files tarjoaa ilmoituskanavan infrastruktuurin koko M-Files käyttöön. Jos ilmoitusprosessi koskee M-Files ulkopuolisen M-Files työntekijöitä tai muita rekisteröityjä, kyseisen ilmoitusprosessin yhteydessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä valvovat yhdessä M-Files ja kyseinen tai kyseiset muut M-Files . Konserniyhtiöiden oikeudet ja velvollisuudet on sovittu ja dokumentoitu M-Files henkilötietojen siirtoa koskevassa sopimuksessa.

2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava:

[email protected], tai

 

M-Files

Hermia 12

Hermiankatu 1 B

33720 Tampere, Suomi

3. Mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on perustaa ja ylläpitää M-Files ilmoituskanavaa sekä vastaanottaa, tutkia ja ratkaista ilmoituskanavan kautta ilmoitetut rikkomukset tai muut asiat M-Files sisäisten käytäntöjen sekä ilmoitusdirektiivin ja kansallisten täytäntöönpanolainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisen velvollisuutemme täyttäminen eli ilmiantajadirektiivin mukaisessa kansallisessa täytäntöönpanolainsäädännössä asetettujen velvoitteiden ja vaatimusten noudattaminen.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Ilmoituskanavan käyttäminen ilmoituksen tekemiseen ei edellytä henkilötietojen toimittamista. Kun käytät ilmiantajakanavaa, sinulle annetaan yksilöllinen tapaustunnus ja salasana, joita ei voida käyttää henkilöllisyytesi selvittämiseen. Ilmoituskanava on suunniteltu siten, että sitä voi käyttää täysin anonyymisti.

 

Jos ilmoituksen tekijä sisällyttää ilmoituskanavassa tekemäänsä ilmoitukseen henkilötietoja, jotka koskevat häntä itseään tai toista henkilöä, esimerkiksi väärinkäytöksestä epäiltyä henkilöä, näitä henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti. Jos ilmoituksessa tai tapausasiakirjoissa havaitaan selvästi tarpeettomia tai virheellisiä henkilötietoja, kyseiset henkilötiedot poistetaan viipymättä niiden henkilöiden toimesta, joilla on oikeus tutustua kyseiseen ilmoitukseen tai tapausasiakirjoihin M-Files sovellettavien sisäisten käytäntöjen mukaisesti. Ilmiantokanavan yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja voivat siten olla esimerkiksi seuraavat:

• Ilmoituksen tekijän henkilöllisyys
• Väitetyn rikoksentekijän henkilöllisyys
• Väitettyyn väärinkäytökseen liittyvän henkilön henkilöllisyys
• Väitettyyn väärinkäytökseen liittyvät tiedot
• Kaikki muut ilmiantokanavassa toimitetut henkilötiedot.

5. Mistä saamme tietoja?

Ilmoituskanavan yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot saadaan oletusarvoisesti ilmoituskanavaa käyttävän henkilön tekemästä ilmoituksesta. Ilmoituskanavaa voi käyttää nimettömänä, mutta ilmoituksessa voi halutessaan antaa itsensä yksilöiviä tietoja. Lisäksi sinua koskevia henkilötietoja voidaan käsitellä, jos toinen henkilö on tunnistanut sinut tai muutoin ilmoittanut sinua koskevia tietoja tekemässään ilmiantoraportissa.

 

Tarvittaessa voidaan käyttää muista lähteistä saatuja tietoja väärinkäytöksistä tehtyjen ilmoitusten paikkansapitävyyden tarkistamiseksi, ja jos tällainen ilmoitus johtaa tutkimukseen, tutkimukseen liittyen voidaan kerätä ja käsitellä muita henkilötietoja. Tällaisia henkilötietoja voidaan kerätä julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavien lakien ja asetusten rajoissa.

 

6. Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta ilmiantokanavan yhteydessä käsiteltyjä henkilötietojasi ulkopuolisille osapuolille, paitsi että käynnissä olevat ilmiantoprosessit ja niihin liittyvät henkilötiedot voidaan luovuttaa tytär- ja osakkuusyhtiöillemme tai Palveluiden myöhemmälle omistajalle, osaomistajalle tai ylläpitäjälle ja heidän neuvonantajilleen yritysfuusion, konsolidoinnin, uudelleenjärjestelyn, olennaisilta osin kaikkien osakkeidemme ja/tai omaisuutemme myynnin, konkurssimenettelyn tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.

Käytämme alihankkijoita ilmiantokanavan tarjoamiseen. Alihankkijoita käytetään tarjoamaan ilmiantajakanavaa ja muita palveluja, joita tarvitaan ilmiantajadirektiivin ja sen kansallisen täytäntöönpanolainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi. Kaikkia alihankkijoita sitovat asianmukaiset tietojenkäsittely- ja salassapitosopimukset, ja ne käsittelevät henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi.

Henkilötietojasi saatetaan luovuttaa myös M-Files yhtiöiden kesken riippuen siitä, mitkä työntekijät mistäkin oikeushenkilöistä tekevät ilmoituksen, mainitaan ilmoituksessa tai vastaavat ilmoituksen vastaanottamisesta ja käsittelystä sekä siihen liittyvistä menettelyistä M-Files sisäisten käytäntöjen mukaisesti.

Jos ilmoituksessa mainitaan M-Files tai EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitseva taho tai jos ilmoituksen käsittelystä ja siihen liittyvistä menettelyistä on nimetty vastuulliseksi EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitseva työntekijä, ilmoituksessa olevia henkilötietoja saatetaan käsitellä EU:n/ETA:n ulkopuolella. Kun henkilötietoja käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että siirrot kuuluvat EU:n komission vakiolausekkeiden tai muun asianmukaisen suojatoimenpiteen piiriin, kuten GDPR:n 46 artiklassa kuvataan.

7. Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan säilytämme niitä?

Ainoastaan ne työntekijämme, joille työn luonteen vuoksi on osoitettu vastuu ilmoitustapausten käsittelystä, ovat oikeutettuja käyttämään järjestelmää ja pääsemään käsiksi ilmoitusprosessiin liittyviä henkilötietoja sisältäviin tapauskansioihin, ja tämä oikeus koskee vain siinä laajuudessa kuin kyseisen ilmoitustapauksen on M-Files sisäisten käytäntöjen mukaisesti todettu kuuluvan heidän erityisvastuualueeseensa. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin, joita käytetään henkilötietojen käsittelyyn. Tiedot tallennetaan järjestelmiin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Lukuun ottamatta tilanteita, joissa ilmoitus johtaisi lisätoimenpiteisiin (esim. rikostutkintaan), kaikkia henkilötietoja käsitellään yksinomaan tällaisissa järjestelmissä, eikä niitä tallenneta tai siirretä muualle, lukuun ottamatta vastuullisia työntekijöitä, jotka pääsevät käsiksi tietoihin järjestelmissä hoitaakseen heille osoitettuja tehtäviä.

Keräämiämme henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa esitettyjen tarkoitusten täyttämiseksi, ellei laki edellytä pidempää säilytysaikaa tai ellei lakisääteisten oikeuksiemme suojaamiseksi vaadita pidempää säilytysaikaa. Henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun kyseinen ilmiantoprosessi on lopullisesti ratkaistu, ellei ilmiantoprosessin seurauksena ole tarpeen toteuttaa muita toimenpiteitä, kuten rikostutkintaa, jotka edellyttävät tietojen jatkokäsittelyä.

Arvioimme tietojen säilytystarpeen säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimista, joilla varmistetaan, ettei yhteensopimattomia, vanhentuneita tai epätarkkoja henkilötietoja tallenneta käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen. Korjaamme tai poistamme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tallennetut henkilötiedot ja oikeus vaatia epätarkkojen, vanhentuneiden, tarpeettomien ja lainvastaisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus vaatia sinua koskevien tietojen oikaisemista, jos ne ovat epätarkkoja, vanhentuneita, tarpeettomia tai laittomia. Jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai muut seikat, sinulla on myös oikeus pyytää, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan, kunnes on tehty päätös tietojen oikaisemisesta (eli kunnes on varmistettu, ovatko tiedot virheellisiä, vanhentuneita, tarpeettomia tai laittomia kyseisen ilmiantoprosessin osalta).

Sinulla on myös oikeus pyytää tietojesi poistamista erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.

Ilmiantomenettelyjen luotettavuuden varmistaminen, eli ilmiantodirektiivin noudattaminen ja kansallisen lainsäädännön täytäntöönpano, voi edellyttää sitä, että rajoitetaan sitä, missä määrin sinä rekisteröitynä voit käyttää oikeuksiasi ilmiantokanavassa käsiteltäviin henkilötietoihisi liittyen. Jos syntyy tilanteita, joissa on tarpeen rajoittaa oikeuksiasi, M-Files otetaan yhteyttä, jotta hän voi arvioida tapauksen tapauskohtaisesti ottaen huomioon sekä sinun oikeutesi että M-Files lakisääteiset velvoitteet asiassa, ennen kuin tehdään lopullinen päätös siitä, täytetäänkö pyyntösi vai ei.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

9. Lasten yksityisyys

Palvelujamme ei ole suunnattu lapsille, emmekä aio kerätä henkilötietoja lapsilta ilmiantokanavan yhteydessä. Pyydämme sinua olemaan käyttämättä palveluita ja olemaan antamatta meille mitään tietoja itsestäsi, jos olet alle täysi-ikäinen, joka on määritelty omalla lainkäyttöalueellasi, ja tarvitset vanhempien suostumuksen tai luvan henkilötietojen käsittelyyn.

10. Keneen voit olla yhteydessä?

Kaikki yhteydenotot ja pyynnöt tätä tietosuojailmoitusta koskien tulee toimittaa kirjallisessa muodossa osiossa kaksi (2) "Yhteydenotto rekisteriä koskevissa asioissa" mainittuun osoitteeseen.