Ein Gespräch mit Jay Bhatt, CEO von M-Files

Seit Jahren investieren Unternehmen viel in Modernisierung, Automatisierung und jetzt auch KI, um schneller zu werden und effizienter zu arbeiten. Trotzdem haben viele Führungskräfte das Gefühl, dass die Kluft zwischen der eingesetzten Technologie und der Leistung, die sie damit erreichen können, immer größer wird.

In diesem Gespräch teilt Jay Bhatt, CEO von M-Files, seine Sichtweise darüber, was Unternehmen wirklich zurückhält, warum Dokumente zu einem wichtigen, aber oft übersehenen Teil der Unternehmensinfrastruktur geworden sind und wie ein kontextorientierter Ansatz Führungskräften helfen kann, operative Reibungsverluste zu reduzieren und im Zeitalter der KI echte Leistungssteigerungen zu erzielen.

1. Was verändert sich aus Ihrer Sicht als CEO grundlegend an der Arbeitsweise moderner Unternehmen?

Was sich am meisten verändert hat, ist das Tempo und die Komplexität der Arbeit. Die Arbeit findet heute über mehr Systeme, mehr Teams und mehr externe Partner hinweg statt als je zuvor und verläuft selten klar und linear.

Gleichzeitig sind die Erwartungen gestiegen. Von Führungskräften wird erwartet, dass sie schneller handeln, Vorschriften einhalten und in Echtzeit selbstbewusste Entscheidungen treffen. Die Herausforderung besteht darin, dass viele Betriebsmodelle und Systeme für eine einfachere Zeit konzipiert wurden. Diese Diskrepanz lässt sich kaum noch ignorieren.

2. Viele Unternehmen investieren stark in KI, Automatisierung und moderne Arbeitsplattformen, doch die Leistung scheint oft eingeschränkt zu sein. Was steht dem im Weg?

Technologie allein beseitigt Komplexität nicht. In vielen Fällen macht sie sie sogar erst sichtbar.

Die Leistung leidet, wenn Informationen fragmentiert, unzusammenhängend oder schwer vertrauenswürdig sind. Die Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit damit, Dokumente zu suchen, Versionen abzugleichen oder Entscheidungen zu validieren, anstatt ihre Arbeit voranzubringen. Diese operativen Reibungsverluste summieren sich im gesamten Unternehmen und schränken die Wirkung ein, selbst wenn technisch die richtigen Tools vorhanden sind.

3. Sie haben gesagt, dass Dokumente die DNA des modernen Geschäftslebens sind. Was meinen Sie damit?

Dokumente sind der Ort, an dem die eigentliche Substanz des Unternehmens lebt. Sie halten Entscheidungen, Verpflichtungen, Genehmigungen und institutionelles Wissen im Laufe der Zeit fest.

Verträge, Richtlinien, Projektdateien und Kundendaten sind nicht nur Nebenprodukte der Arbeit – sie sind die Arbeit selbst. Sie bilden die Grundlage für Betriebsabläufe, Compliance und Rechenschaftspflicht. Wenn Dokumente nicht gut verwaltet werden, wird alles, was darauf aufbaut, langsamer und anfälliger.

4. Was geht kaputt, wenn Dokumente als statische Dateien statt als lebendige Geschäftsressourcen behandelt werden?

Das Erste, was verloren geht, ist der Kontext. Die Mitarbeiter verlieren den Überblick darüber, warum Entscheidungen getroffen wurden, wer für was verantwortlich ist und wie die Arbeit über Prozesse hinweg zusammenhängt.

Das führt zu Verzögerungen, Nacharbeiten und unnötigen Risiken. Mit der Zeit schwindet das Vertrauen sowohl in die Informationen als auch in die Systeme, die diese verwalten sollen. In diesem Fall greifen Teams auf Workarounds, institutionelles Wissen und manuelle Überprüfungen zurück. Dann beginnt die Leistung wirklich zu leiden.

5. KI ist heute in aller Munde, aber die tatsächlichen Auswirkungen auf die Wirtschaft sind noch immer schwer zu fassen. Warum?

Denn KI ist nur so gut wie die Informationen, auf denen sie basiert.

In den meisten Unternehmen sind Informationen über verschiedene Systeme verstreut, werden uneinheitlich verwaltet und ungleichmäßig geregelt. Ohne eine solide Grundlage liefert KI Ergebnisse, die schwer zu vertrauen oder zu erklären sind. Anstatt Entscheidungen zu beschleunigen, sorgt sie für Unsicherheit. Deshalb kommen so viele KI-Initiativen nach ersten Versuchen zum Stillstand.

6. Was muss gegeben sein, damit KI in realen Geschäftsumgebungen vertrauenswürdig und nützlich ist?

KI benötigt Zugang zu Informationen, die korrekt, aktuell und kontextreich sind, und sie muss innerhalb klarer Governance- und Sicherheitsgrenzen operieren.

Vertrauen entsteht, wenn man versteht, woher die Informationen stammen, in welchem Zusammenhang sie mit dem Unternehmen stehen und warum ein Ergebnis sinnvoll ist. Wenn Führungskräfte KI-gesteuerte Entscheidungen nicht erklären oder verteidigen können, werden sie diese in realen operativen oder compliancekritischen Szenarien nicht einsetzen. Deshalb ist die Architektur so wichtig. KI benötigt strukturierte Bedeutungen und Beziehungen, nicht nur Zugriff auf Dateien.

7. Wie sollten Führungskräfte aus Wirtschaft und IT das Dokumentenmanagement überdenken, wenn sie die Leistung verbessern und das Potenzial der KI ausschöpfen wollen?

Sie müssen aufhören, Dokumente als Speichermedium zu betrachten, und anfangen, sie als Teil der Betriebsstruktur des Unternehmens zu behandeln.

Wenn Dokumente mit Personen, Prozessen und Richtlinien verknüpft sind, werden sie zu zuverlässigen Inputs für Automatisierung, Analytik und KI. Diese Veränderung macht das Dokumentenmanagement von einer Backoffice-Funktion zu einem Leistungshebel.

8. M-Files von einem „kontextorientierten“ Ansatz. Was bedeutet das in der Praxis für Führungskräfte und ihre Teams?

Kontextorientiertes Dokumentenmanagement beginnt damit, wie Informationen genutzt werden, und nicht damit, wo sie gespeichert sind. Dokumente werden automatisch mit den Aufgaben verknüpft, die sie unterstützen – Kunden, Projekte, Verpflichtungen und Entscheidungen.

Für Teams bedeutet das weniger Zeitaufwand für Suchen, Abgleichen oder Nachdenken. Für Führungskräfte bietet es einen Wissensgraphen für Unternehmen, der die Transparenz und das Vertrauen erhöht. Sie können sehen, wie die Arbeit voranschreitet, wo Risiken entstehen und ob Richtlinien eingehalten werden, ohne sich auf manuelle Aktualisierungen oder institutionelles Gedächtnis verlassen zu müssen. Entscheidend ist, dass dies in den Tools geschieht, die die Mitarbeiter bereits täglich verwenden – wie Microsoft –, da sonst die Einführung zu einem Engpass wird. Auf diese Weise reduzieren Sie operative Reibungsverluste in großem Maßstab.

9. Welche Kriterien sind für Führungskräfte am wichtigsten, wenn sie Lösungen zur Verringerung von Reibungsverlusten und zur Vorbereitung auf KI bewerten?

Führungskräfte müssen über die Liste der Funktionen hinausblicken und sich einige grundlegende Fragen stellen.

Erstens: Erfasst das System den Kontext automatisch oder ist es darauf angewiesen, dass Menschen Informationen manuell kennzeichnen, ablegen oder pflegen? Wenn der Kontext in den Köpfen der Menschen gespeichert ist, lässt er sich nicht skalieren, und KI auch nicht.

Zweitens: Ist Vertrauen von vornherein eingebaut? Das bedeutet, dass Governance, Sicherheit und Verantwortlichkeit nicht nachträglich hinzugefügt werden, sondern von Anfang an vorhanden sind. Führungskräfte müssen wissen, woher Informationen stammen, wie sie miteinander verbunden sind und ob sie für echte Entscheidungen zuverlässig sind.

Drittens: Kann KI über Bedeutungen nachdenken und nicht nur Inhalte abrufen? Der Unterschied zwischen der Suche nach Dokumenten und dem Verstehen von Zusammenhängen ist der Unterschied zwischen Recherche und Wirkung.

Und schließlich: Passt es sich auf natürliche Weise in die bereits bestehenden Arbeitsabläufe ein? Der schnellste Weg, den Fortschritt zu bremsen, ist die Einführung von Systemen, die Verhaltensänderungen erfordern, um einen Mehrwert zu erzielen. Skalierbare Systeme passen sich den Teams an und beseitigen automatisch Reibungsverluste im Hintergrund.

Wenn diese Kriterien erfüllt sind, verbessert sich die Leistung fast wie ein Nebeneffekt. Sind sie es nicht, verfügen Unternehmen zwar über mehr Tools, erzielen aber keine besseren Ergebnisse.

10. Wenn Sie in die Zukunft blicken, welche Veränderung in der Denkweise wird für Führungskräfte, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, am wichtigsten sein?

Erfolgreich werden diejenigen Führungskräfte sein, die sich darauf konzentrieren, operative Reibungsverluste zu reduzieren, indem sie den Kontext in ihren gesamten Organisationen erfassen.

Geschwindigkeit, Compliance und KI-Bereitschaft bauen alle auf dieser Grundlage auf. Wenn Systeme die tatsächlichen Arbeitsabläufe widerspiegeln und Informationen vertrauenswürdig sind, lässt sich alles andere leichter skalieren.