M-FilesDatenschutzhinweise für Kunden, Marketing und Partner

Zuletzt aktualisiert am: 26.3.2024

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten M-Files verarbeitet, wie M-Files sie verarbeitet und zu welchen Zwecken.

Verweise auf M-Files Produkte in dieser Mitteilung umfassen M-Files Dienste, Websites, Anwendungen, Software und Server.

1. Controller

M-Files Oy (primär verantwortliche Partei)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere
33720 Tampere, Finnland
und unsere Konzerngesellschaften
(nachstehend "wir" oder "M-Files")

2. Kontaktinformationen für Datenschutzfragen

Datenschutzbeauftragter:
[email protected] oder
M-Files Oy,
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finnland

3. Was ist der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten?

Die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten sind:

  • die Bereitstellung und Entwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen,
  • die Erfüllung unserer vertraglichen und sonstigen Zusagen und Verpflichtungen,
  • die Pflege der Kundenbeziehung,
  • Analyse und Profiling des Verhaltens eines Kunden oder einer anderen betroffenen Person,
  • Schutz der Sicherheit unserer Produkte und unserer Kunden, Aufdeckung und Verhinderung von Betrug, Bestätigung der Gültigkeit von Softwarelizenzen
  • elektronisches Direktmarketing und
  • gezielte Werbung in unseren und anderen Online-Diensten.

Wir verwenden Profiling, um persönliche Profile, Verhaltensweisen und Kundengewohnheiten zu ermitteln. Wir verwenden diese Informationen z. B. für zielgerichtetes Marketing und zur Entwicklung unserer Dienstleistungen.

Die Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist (i) unser berechtigtes Interesse (z. B. Marketing und Kundenbeziehungsmanagement), (ii) die Erfüllung eines Vertrags, (iii) die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung und/oder (iv) die Einwilligung.

4. Welche Daten verarbeiten wir?

Im Zusammenhang mit der Kundenbeziehung verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

  • Kontaktinformationen der betroffenen Person wie z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift;
  • Informationen über das Unternehmen und die Kontaktpersonen des Unternehmens wie Name des Unternehmens, Unternehmens-ID, Namen, Titel und Kontaktdaten der Kontaktpersonen;
  • mögliche Verbote von Direktmarketing;
  • Informationen über die Teilnehmer von Veranstaltungen und mögliche Informationen über die Veranstaltungwie z.B. spezielle Diäten;
  • Demografische Daten. Wir erfassen Daten über Sie wie Land, Anrede, Zeitzone und bevorzugte Sprache. Wir erfassen auch andere persönliche Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben.
  • Informationen über die Kundenbeziehung und den Vertrag wie Abrechnungs- und Zahlungsinformationen, Produkt- und Bestellinformationen, Informationen über die Stornierung von Bestellungen, Informationen über frühere und laufende Verträge und Bestellungen, auf der Grundlage der Kundenbeziehung gebildete Benutzerprofile wie Benutzernamen, Passwörter und ähnliche Sicherheitsinformationen, die für die Authentifizierung und den Zugang zu Konten verwendet werden, Korrespondenz mit dem Kunden/der betroffenen Person, einschließlich der Aufzeichnung von Anrufen oder Treffen mit Zustimmung des Kunden/der betroffenen Person, und andere Kontakte, Cookies und Daten im Zusammenhang mit ihrer Verwendung;
  • andere mögliche Informationen, die mit der Zustimmung der betroffenen Person gesammelt wurden.
  • Geräte- und Nutzungsdaten. Wir sammeln Daten über Ihre Nutzung von M-Files und darüber, wie Sie mit M-Files und unseren Diensten interagieren. Zum Beispiel sammeln wir:
    • Wenn Sie sich für unsere Dienste registrieren, erfassen wir das Registrierungsdatum
    • Protokollierte Informationen. Wenn Sie die Website M-Files besuchen, zeichnen unsere Server automatisch Informationen auf, die Ihr Browser sendet, wenn Sie eine Website besuchen. Diese Daten können Informationen wie Ihre IP-Adresse, den Browsertyp oder die Domäne, von der aus Sie uns besuchen, die von Ihnen besuchten Webseiten, die von Ihnen verwendeten Suchbegriffe und die von Ihnen angeklickte Werbung enthalten.
    • Gerätedaten. Wir erfassen Informationen über das Gerät, das Sie für den Zugriff auf die Dienste verwenden, z. B. das Hardwaremodell, das Betriebssystem und die Version, eindeutige Gerätekennungen, die MAC-Adresse und die IP-Adresse.
    • Standort-Informationen. Wir können Standortinformationen, einschließlich des geografischen Echtzeit-Standorts Ihres Geräts, in Verbindung mit Ihrer Nutzung der Dienste erfassen, verwenden und weitergeben, z. B. unter Verwendung der IP-Adresse Ihres Geräts. Die Standortinformationen können als Teil bestimmter Funktionen der Dienste sowie zur Analyse der Nutzung der Dienste verwendet werden.
    • Fehlerberichte und Leistungsdaten. Wir sammeln Daten über die Leistung der Dienste und alle Probleme, die Sie mit ihnen haben. Diese Daten helfen uns, Probleme bei den von Ihnen genutzten Diensten zu diagnostizieren, unsere Dienste zu verbessern und Lösungen anzubieten.
    • Daten zur Fehlerbehebung und Hilfe. Wenn Sie M-Files zur Fehlerbehebung und Hilfe in Anspruch nehmen, erfassen wir Daten über Sie und Ihre Hardware, Software und andere Details im Zusammenhang mit dem Vorfall. Zu diesen Daten gehören Kontakt- oder Authentifizierungsdaten, der Inhalt Ihrer Chats und anderer Kommunikation mit M-Files, Daten über den Zustand des Geräts und der Anwendung zum Zeitpunkt des Auftretens des Fehlers und während der Diagnose sowie System- und Registrierungsdaten über Softwareinstallationen und Hardwarekonfigurationen.
    • M-Files Daten zur Produktnutzung. Wir sammeln Daten über Ihre Nutzung des Produkts M-Files . Die in den Nutzungsdaten enthaltenen Identifikatoren sind die Vault-GUID, die pseudonymisierte Benutzer-ID und das pseudonymisierte Benutzer-Login-Konto, die verwendet werden, um die Benutzererfahrung zu personalisieren, Fehler zu analysieren und pseudonymisierte Statistiken über die Nutzung des Produkts M-Files zu erstellen.

5. Wie verarbeiten wir personenbezogene Daten auf unserer Website und unseren Social-Media-Kanälen?

Wir verwenden Cookies auf unseren Websites (z. B. https://www. m-files.com/). In unserem Cookie-Hinweis erfahren Sie mehr über die verwendeten Cookies und können Ihre Einstellungen verwalten.

Wir verfolgen die Nutzung unserer Dienste und das Verhalten auf unseren Webseiten (verwenden Cookies), um unsere Dienste weiterzuentwickeln und Ihnen einen besseren Service und ein besseres Kundenerlebnis bieten zu können. Wir nutzen die Daten auch für Marketing und interne Entwicklung.

Website

Wie viele andere Websites verwenden wir die "Cookie"-Technologie, um zusätzliche Daten über die Nutzung der Website zu sammeln und die Website und unsere Dienstleistungen zu verbessern. Wir verwenden die Daten auch für Marketingzwecke. Ein Cookie ist eine kleine Datendatei, die wir auf die Festplatte Ihres Geräts übertragen. M-Files kann sowohl Sitzungscookies als auch dauerhafte Cookies verwenden, um besser zu verstehen, wie Sie mit der Website interagieren, um die Gesamtnutzung durch unsere Nutzer und den Webverkehr auf der Website zu überwachen und um die Website und die damit verbundenen Dienste zu verbessern. Ein Sitzungscookie ermöglicht bestimmte Funktionen der Website und wird von Ihrem Gerät gelöscht, wenn Sie die Verbindung zur Website unterbrechen oder diese verlassen. Ein dauerhafter Cookie bleibt nach dem Schließen Ihres Browsers erhalten und kann von Ihrem Browser bei späteren Besuchen der Website verwendet werden. Dauerhafte Cookies können entfernt werden, indem Sie die Anweisungen in der Hilfedatei Ihres Webbrowsers befolgen. Die meisten Internetbrowser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser durch Bearbeiten seiner Optionen anweisen, keine Cookies mehr zu akzeptieren oder Sie aufzufordern, bevor Sie ein Cookie von den von Ihnen besuchten Websites akzeptieren.

Google Analytics und andere Drittanbieter von Analysen

Wir verwenden Google Analytics für die Verfolgung der Webnutzung. Google Analytics sammelt und speichert Daten über Ihre Nutzung der Dienste, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Zeitpunkt des Besuchs, besuchte oder geöffnete Seiten und wie lange sie genutzt werden, die Internetprotokoll-Adresse (IP) und Informationen über das Gerät, das für den Zugriff auf die Website verwendet wird.

Wir verwenden auch die folgenden Google Analytics-Werbefunktionen:

  • Wiedervermarktung mit Google Analytics
  • Google Display-Netzwerk Impression Reporting
  • Google Analytics Demografische Daten und Interessenberichte

Der Nutzer kann die Verwendung von Google Analytics für die Nachverfolgung der Nutzung blockieren, indem er ein Browser-Add-on installiert, das die Verwendung von Google Analytics blockiert (siehe Anleitung hier). Dieses Browser-Add-on verhindert, dass das von Google Analytics verwendete JavaScript (ga.js, analytics.js und dc.js) die Informationen des Besuchers von der Website sendet

Wir verwenden Marketo, Bizible, 6sense und Uberflip für die Verfolgung der Webnutzung. Diese Analysetools sammeln und speichern Daten über Ihre Nutzung der Dienste, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Zeitpunkt des Besuchs, besuchte oder geöffnete Seiten und wie lange sie genutzt werden, die Internetprotokoll-Adresse (IP) und Informationen über das Gerät, das für den Zugriff auf die Website verwendet wird. Der Nutzer kann die Verwendung von Analysetools für die Nachverfolgung der Nutzung blockieren, indem er ein Browser-Add-on installiert, das deren Verwendung blockiert. Dieses Browser-Add-on verhindert, dass das von den Analysetools (ga.js, analytics.js und dc.js) verwendete JavaScript die Informationen des Besuchers von der Website sendet.

Wir können auch andere Drittanbieter von Datenanalysediensten nutzen. Diese Dienstleister können Cookies, Web-Beacons und andere Technologien verwenden, um Informationen über Ihre Nutzung der Dienste zu sammeln. Die Anbieter von Analysediensten ermöglichen es uns, Daten über die Nutzung der Dienste zu sammeln, zu überwachen und zu analysieren, um zu verstehen, wie die Nutzer die Dienste nutzen, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der Dienste zu verbessern und um die Dienste besser auf die Bedürfnisse der Nutzer abzustimmen. Dementsprechend werden einige automatisch erfasste Daten an Drittanbieter von Diensten weitergegeben, die ihre eigenen Datenschutzhinweise/-richtlinien haben, die für ihre Tätigkeiten gelten.

Soziale Medienkanäle und gezielte Werbung

Die Verwendung dieser Cookies ermöglicht es uns, den Inhalt der Website so individuell wie möglich zu gestalten und so z.B. gezielte Werbung und Inhalte auf der Grundlage des vorherigen Verhaltens des Nutzers anzuzeigen. M-Files verwendet von Dritten verwaltete Werbe-Cookies, um seine Produkte sowohl auf der eigenen Website als auch auf den Websites Dritter zu präsentieren. Sie können einige der Werbe-Cookies von Drittanbietern über deren Website-Einstellungen deaktivieren.

Die Website M-Files kann Links und Verbindungen zu Websites, Produkten und Diensten Dritter sowie sogenannte Community-Plug-ins von Dritten (wie Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Twitter und TrustRadius) enthalten. Die in die Website M-Files integrierten Plug-ins von Drittanbietern werden von Servern von Drittanbietern geladen, so dass die Drittanbieter ihre eigenen Cookies auf dem Gerät des Nutzers installieren können. Die auf der Website M-Files angebotenen Dienste und Anwendungen von Drittanbietern unterliegen den Datenschutzrichtlinien oder -hinweisen dieser Drittanbieter. Wir empfehlen Ihnen, sich mit den Datenschutzrichtlinien oder -hinweisen dieser Drittanbieter vertraut zu machen.

6. M-Files Produktnutzung und Leistungsdaten

Wir verwenden verschiedene Technologien, um Nutzungs- und Leistungsdaten von Ihren M-Files Produkten und Diensten zu erfassen. Wir verwenden Technologien, um Ihre Präferenzen und Einstellungen zu speichern und zu berücksichtigen, um Ihnen die Anmeldung zu ermöglichen, um die Leistung unserer Produkte zu analysieren und um andere legitime Zwecke zu erfüllen.

Bei der Analyse der Leistung unserer Produkte können Daten über Ihre Nutzung des Produkts M-Files erhoben werden, um die Nutzung des Produkts M-Files auf der Ebene Ihrer Organisation zu bewerten. Diese Daten können es M-Files zwar ermöglichen, Sie auf der Grundlage anderer verfügbarer Informationen zu identifizieren, aber die Daten sind pseudonymisiert und hochgradig gesichert und werden nicht zur aktiven Identifizierung von Personen, zur Erstellung von Profilen oder zu anderen Zwecken verwendet, die nicht mit den oben dargelegten übereinstimmen.

Wenn Ihre Organisation (Ihr Arbeitgeber) Ihnen Zugang zu den Produkten von M-Files gewährt, unterliegt Ihre Nutzung der Produkte von M-Files den Richtlinien Ihrer Organisation, falls vorhanden. Die Nutzungsdaten können von M-Files in zusammengefasster Form an Ihre Organisation (Arbeitgeber) weitergegeben werden, die diese Daten als separater Datenverantwortlicher verarbeiten wird. Sie sollten Ihre Datenschutzanfragen bezüglich dieser oder anderer Verarbeitungen Ihrer persönlichen Daten durch Ihre Organisation, einschließlich aller Anfragen zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte, an den Administrator Ihrer Organisation richten. Wenn Sie Funktionen in M-Files Produkten verwenden, können andere Benutzer in Ihrem Netzwerk einige Ihrer Aktivitäten sehen. Um mehr über die Funktionen und andere Funktionalitäten zu erfahren, lesen Sie bitte die Dokumentation oder den Hilfeinhalt, der für das Produkt M-Files spezifisch ist. M-Files ist nicht verantwortlich für die Datenschutz- oder Sicherheitspraktiken unserer Kunden, die von den in dieser Datenschutzerklärung dargelegten abweichen können.

7. Dienstspezifische Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten in M-Files add-ons und eigenständigen Produkten

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken und mit Hilfe der folgenden Dienste verarbeitet
M-Files für Google Workspace
M-Files for Google Workspace ist ein Add-on, das separat verkauft und installiert wird. Es integriert den Dienst M-Files und Google Workspace nahtlos miteinander und ermöglicht es den Nutzern, Kopien von E-Mails und Anhängen aus Google Mail und Dateien aus Google Drive auf M-Files zu speichern, um sie langfristig aufzubewahren. Das Add-on wird von den M-Files' Kunden konfiguriert und genutzt. Nur die vom Kunden/Nutzer definierte(n) Person(en) haben Zugriff auf die E-Mails und Dokumente, die Nutzer auf M-Files speichern.

Diese Integration erfordert Lese- und Schreibzugriff auf Google Mail und Leserechte auf Google Drive. Wenn ein Benutzer eine E-Mail im Dienst M-Files speichert, verwendet das Add-on den Schreibzugriff, um der E-Mail in Google Mail eine Bezeichnung hinzuzufügen. Ansonsten verwendet das Add-on nur Lesezugriff, um E-Mails und Dokumente aus Google Mail und Google Drive im Dienst M-Files zu speichern.

In Bezug auf alle Daten, die in den Diensten Google Workspace und M-Files enthalten sind, ist der Kunde M-Filesder Datenverantwortliche und M-Files der Datenverarbeiter. Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten sind in den Datenschutzrichtlinien oder -hinweisen der einzelnen Kunden von M-Fileszu finden. Entscheidet sich der M-Files' Kunde für die Integration von Google Workspace in den M-Files Dienst, verarbeitet M-Files die Kontaktinformationen der Kontaktpersonen des Kunden (z. B. Hauptnutzer) (wie E-Mail-Adresse und Name) und Informationen über die Nutzung der Integration durch die Nutzer des Kunden (einschließlich pseudonymisierter Nutzer-ID) als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und in Übereinstimmung mit diesen Datenschutzhinweisen.

M-Files Add-In für Microsoft Teams

M-Files Add-In für Microsoft Teams ist ein Add-In, das den Kunden separat angeboten und installiert wird. Es integriert M-Files service und Microsoft Teams nahtlos miteinander und ermöglicht es Benutzern, mit ihren Kollegen, Partnern und Kunden an M-Files Inhalten direkt in Microsoft Teams zu arbeiten. Das Add-In wird von den M-Files' Kunden konfiguriert und genutzt. Nur die vom Kunden/Benutzer definierte(n) Person(en) haben Zugriff auf die Inhalte, die Benutzer auf M-Files speichern.

Diese Integration erfordert Lesezugriff auf Microsoft Graph API. Wenn ein Benutzer die Einstellungen für die Zusammenarbeit aktiviert, verwendet das Add-In den Lesezugriff Microsoft Graph API, um Microsoft Teams-Channel-Mitgliederinformationen abzurufen, um den Benutzerzugriff und die Berechtigungsverwaltung für freigegebene Inhalte in M-Files zu ermöglichen. Wenn ein Benutzer ein Dokument im Teams-Kanal auf M-Files speichert, verwendet die Integration außerdem Lesezugriff, um die Datei von Microsoft SharePoint abzurufen.

In Bezug auf alle Daten, die in Microsoft Teams und M-Files enthalten sind, ist der Kunde M-Filesder Datenverantwortliche und M-Files der Datenverarbeiter. Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten sind in den Datenschutzrichtlinien oder -hinweisen der einzelnen M-Files' Kunden enthalten. Wenn der M-Files' Kunde beschließt, Microsoft Teams in den M-Files Dienst zu integrieren, muss M-Files die Kontaktinformationen der Kontaktpersonen des Kunden (z. B. des Hauptnutzers) (wie E-Mail-Adresse und Name) als Datenverantwortlicher verarbeiten. Diese personenbezogenen Daten werden nur zum Zweck des Betriebs von M-Files Add-In für Microsoft Teams verarbeitet.

M-Files Ment

Ment ist ein SaaS-Tool, das den Kunden separat angeboten wird, um die Erstellung von Dokumenten- und Vertragsvorlagen nach dem No-Code-Prinzip zu automatisieren. Der Zugriff auf das Produkt Ment erfolgt über eine eigenständige Webanwendung Ment . Um Ment bereitzustellen, verarbeitet M-Files bestimmte personenbezogene Daten sowohl in der Rolle des für die Verarbeitung Verantwortlichen als auch des Auftragsverarbeiters gemäß der Datenschutz-Grundverordnung. M-Files Die Verarbeitung personenbezogener Daten als Datenverarbeiter ist in der jeweiligen Vereinbarung zwischen M-Files und einer Kundenorganisation festgelegt. M-Files verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten als Datenverantwortlicher:

  • Ihre IP-Adresse, Betriebssystem- und Browserinformationen sowie Informationen über die Nutzung der Website Ment (https://ment-automation.com/) werden erfasst, wenn Sie auf der Website Ment surfen, um die Website und die Dienste zu pflegen und zu verbessern.
  • Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse werden erfasst, wenn Sie eine Demo des Produkts Ment anfordern.
  • Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname und Ihr Tätigkeitsbereich werden erfasst, wenn Sie den Newsletter Ment abonnieren.
  • Wir erfassen die Namen und E-Mail-Adressen der Benutzer in Ihrer Organisation, Betriebssystem- und Browserinformationen, IP-Adresse, Informationen über Ihre Nutzung des Produkts Ment und Informationen über Sie oder Ihre Organisation, die Sie uns bei der Nutzung des Produkts Ment zur Verfügung stellen.
  • Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname und der Inhalt Ihrer Nachricht an uns werden erfasst, wenn Sie das "Kontakt"-Formular verwenden, um eine Mitteilung an uns zu senden.

8. Woher erhalten wir die Daten?

Wir erhalten Informationen in erster Linie aus folgenden Quellen: Sie selbst, aus dem Melderegister, von Behörden, Kreditauskunfteien, Vertriebspartnern, Anbietern von Kontaktinformationen und anderen ähnlichen zuverlässigen Quellen.

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke können personenbezogene Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen und auf der Grundlage von Informationen, die wir von Behörden oder anderen Dritten erhalten, im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften erhoben und aktualisiert werden. Eine solche Aktualisierung der Daten erfolgt manuell oder durch automatische Mittel.

9. An wen geben wir Daten weiter, und übermitteln wir Daten außerhalb der EU oder des EWR?

Wir geben Ihre persönlichen Daten nicht an externe Parteien weiter, außer wir können sie unseren Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen oder einem späteren Eigentümer, Miteigentümer oder Betreiber der Dienste und deren Beratern in Verbindung mit einer Unternehmensfusion, Konsolidierung, Umstrukturierung, dem Verkauf von im Wesentlichen allen unseren Aktien und/oder Vermögenswerten oder in Verbindung mit einem Konkursverfahren oder einer anderen Unternehmenssanierung offenlegen. M-Files kann einige oder alle seine Vermögenswerte, einschließlich Ihrer persönlichen Daten, in Verbindung mit einer Fusion, Übernahme, Reorganisation oder einem Verkauf von Vermögenswerten oder im Falle eines Konkurses verkaufen, übertragen oder anderweitig teilen.

Wir setzen Unterauftragnehmer ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten weiter, wenn dies erforderlich ist, um eine Transaktion abzuschließen oder eine von Ihnen angeforderte Dienstleistung zu erbringen. Wir geben Daten innerhalb der M-Files Gruppe an unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen weiter; mit vertrauenswürdigen Dritten, um personenbezogene Daten zu verarbeiten und Dienstleistungen im Namen von M-Files zu erbringen, einschließlich Hosting und Wartung, Kundenbeziehung, Kundensupport, Datenbankspeicherung und -verwaltung sowie Verkauf und Marketing von M-Files Produkten und Dienstleistungen. Nutzungsdaten, die das Produkt M-Files betreffen, können in zusammengefasster Form an Ihre Organisation (M-Files' Kunde) weitergegeben werden.

Wir übermitteln personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR. Wenn personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, vergewissern wir uns, dass der Empfänger (Unterauftragnehmer oder Tochtergesellschaft) der Daten sich verpflichtet hat, die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zu verwenden oder andere angemessene Garantien gemäß Artikel 46 der DSGVO zu bieten.

10. Wie schützen wir die Daten und wie lange speichern wir sie?

Nur diejenigen unserer Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Tätigkeit berechtigt sind, Kundendaten zu verarbeiten, sind berechtigt, das System mit personenbezogenen Daten zu nutzen. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort für das System. Die Daten werden in Datenbanken gesammelt, die durch Firewalls, Passwörter und andere technische Maßnahmen geschützt sind. Die Datenbanken und ihre Sicherungskopien befinden sich in verschlossenen Räumen und können nur von bestimmten, vorher festgelegten Personen eingesehen werden.

Die von uns erfassten personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Erfüllung der in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecke erforderlich ist, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder wir benötigen sie zum Schutz unserer gesetzlichen Rechte. Danach werden die personenbezogenen Daten innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens gelöscht oder anonymisiert.

Wir schätzen den Bedarf an Datenspeicherung regelmäßig ab, wobei wir die geltenden Rechtsvorschriften berücksichtigen. Darüber hinaus ergreifen wir solche angemessenen Maßnahmen, die sicherstellen, dass keine unvereinbaren, veralteten oder unrichtigen personenbezogenen Daten gespeichert werden, wobei der Zweck der Verarbeitung berücksichtigt wird. Wir berichtigen oder löschen solche Daten unverzüglich.

11. Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Sie haben das Recht, die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten einzusehen und die Berichtigung oder Löschung der unrichtigen, veralteten, unnötigen und unrechtmäßigen Daten zu verlangen. Wenn Sie Zugang zu Ihren Daten haben, können Sie die Daten selbst bearbeiten. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie auch das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen oder zu ändern. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt.

Sie haben das Recht, Widerspruch einzulegen oder die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen und eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.

Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen andere Verarbeitungen Widerspruch einzulegen, wenn die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse ist. Im Zusammenhang mit Ihrem Antrag müssen Sie die besondere Situation angeben, aufgrund derer Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Wir können den Antrag auf Widerspruch nur aus rechtlichen Gründen ablehnen.

12. Datenschutzhinweis für Einwohner Kaliforniens

Dieser Abschnitt 12 ergänzt die in diesem Datenschutzhinweis enthaltenen Informationen und gilt ausschließlich für natürliche Personen mit Wohnsitz im Bundesstaat Kalifornien, USA. Dieser Abschnitt 12 wurde angenommen, um dem California Consumer Privacy Act von 2018 (im Folgenden "CCPA") zu entsprechen, wobei alle im CCPA definierten Begriffe die gleiche Bedeutung haben, wenn sie in diesem Abschnitt 12 verwendet werden.

Die "persönlichen Daten", die wir sammeln, sind Informationen, die Sie identifizieren, beschreiben, sich auf Sie beziehen oder vernünftigerweise mit Ihnen in Verbindung gebracht werden könnten.

Die Informationen, die wir von Ihnen erheben, sind in Abschnitt 4 dieser Datenschutzhinweise aufgeführt. Die Kategorien der von Ihnen erfassten personenbezogenen Daten sind nachstehend aufgeführt und beschreiben die Informationen, die wir in den letzten 12 Monaten von unseren Kunden erfasst haben:

  • Kontaktinformationen der betroffenen Person;
  • Informationen über das Unternehmen und die Kontaktpersonen des Unternehmens;
  • mögliche Verbote von Direktmarketing;
  • Informationen über die Teilnehmer von Veranstaltungen und mögliche Informationen über die Veranstaltung;
  • demografische Daten;
  • Informationen über die Kundenbeziehung und den Vertrag;
  • andere mögliche Informationen, die mit der Zustimmung der betroffenen Person gesammelt wurden;
  • Gerät und Nutzungsdaten.

Ausführliche Erläuterungen zu diesen Informationskategorien finden Sie in Abschnitt 4.

Wir erheben personenbezogene Daten, um unseren Kunden Dienstleistungen anbieten zu können und um unsere Produkte und Angebote kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren. Personenbezogene Daten werden für die folgenden Zwecke erhoben:

  • die Bereitstellung und Entwicklung unserer Produkte und Dienstleistungen,
  • die Erfüllung unserer vertraglichen und sonstigen Zusagen und Verpflichtungen,
  • die Pflege unserer Beziehungen zu den Kunden,
  • Analyse und Profiling des Verhaltens eines Kunden oder einer anderen betroffenen Person,
  • Schutz der Sicherheit unserer Produkte und unserer Kunden, Aufdeckung und Verhinderung von Betrug, Bestätigung der Gültigkeit von Softwarelizenzen
  • elektronisches Direktmarketing und
  • gezielte Werbung in unseren und anderen Online-Diensten.

Eine Beschreibung, wie wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten, finden Sie in den Abschnitten 4, 5 und 6. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte oder Unternehmen.

Gemäß dem CCPA haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten und deren Verarbeitung durch uns.

Sie haben das Recht, bei der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte nach dem CCPA nicht diskriminiert zu werden.

Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie von uns erfasst und gespeichert wurden, wie sie erfasst und wie sie weitergegeben werden. Sie können die Offenlegung der von uns gesammelten Informationen und unserer Verarbeitung dieser Informationen verlangen, indem Sie einen Antrag (Auskunftsersuchen) unter [email protected] stellen . Diese Anfrage kann in freier Form erfolgen. Damit wir Ihrem Antrag nachkommen können, müssen wir gemäß CCPA Ihre Identität überprüfen. Zu diesem Zweck werden die folgenden Informationen von Ihnen erhoben:

  • Ihre Kontaktinformationen;
  • eine Kopie Ihres Ausweises, ausgestellt von der zuständigen Behörde...

Die Kopie Ihres Ausweisdokuments wird über einen sicheren Dokumentenaustauschdienst über einen Link übermittelt, der Ihnen nach Eingang Ihres Antrags von M-Files mitgeteilt wird. Nach Überprüfung Ihrer Identität wird die Kopie Ihres Ausweisdokuments unverzüglich vernichtet.

Wird Ihre Anfrage über eine E-Mail-Adresse übermittelt, die Ihnen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurde, und entspricht diese E-Mail-Adresse der Konvention [email protected] (z. B. [email protected]), und wird der Zugang zu dieser E-Mail durch die Eingabe der zugehörigen Sicherheitsdaten (d. h. Benutzername und Passwort) erleichtert, gilt Ihre Identität als überprüfbar, und Sie werden nicht aufgefordert, eine Kopie Ihres Ausweises vorzulegen.

Sie haben auch das Recht, die Löschung Ihrer persönlichen Daten zu verlangen, die wir gesammelt haben. Anträge auf Löschung von Daten können uns unter [email protected] oder per Post an die folgende Adresse übermittelt werden:

M-Files Inc,
500 West 2nd Street, Suite 1850,
Austin, TX 78701
USA

Ähnlich wie bei der Beantwortung von Anträgen auf Auskunft darüber, welche Daten von uns verarbeitet werden, müssen wir Ihre Identität überprüfen. Ihre Identität wird bei der Einreichung von Anträgen auf Löschung wie oben beschrieben überprüft. Darüber hinaus können Sie uns Löschungsanträge in freier Form übermitteln.

Sie haben das Recht, Auskunfts- und Löschungsanträge über einen bevollmächtigten Vertreter zu stellen. Um sicherzustellen, dass der Bevollmächtigte berechtigt ist, Sie bei der Einreichung von Anträgen zu vertreten, fordern wir den Bevollmächtigten auf, eine Vollmacht oder ein anderes schriftliches Dokument vorzulegen, aus dem der Umfang der Vertretung des Bevollmächtigten in diesen Angelegenheiten hervorgeht.

13. Die Privatsphäre der Kinder

Unsere Dienste richten sich nicht an Kinder und wir haben nicht die Absicht, personenbezogene Daten von Kindern zu sammeln. Wir bitten Sie, die Dienste nicht zu nutzen und uns keine Informationen über sich selbst zur Verfügung zu stellen, wenn Sie unter dem in Ihrer Rechtsordnung festgelegten Alter sind, das eine elterliche Zustimmung oder Genehmigung für die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert.

14. Mit wem können Sie in Kontakt treten?

Alle Kontakte und Anfragen, die diesen Datenschutzhinweis betreffen, sollten schriftlich an die in Abschnitt zwei (2) "Kontaktinformationen für Datenschutzangelegenheiten" genannte Adresse gerichtet werden.