Software zur Verwaltung von Regierungsdokumenten für Behörden des öffentlichen Sektors

M-Files unterstützt Regierungsbehörden auf allen Ebenen (Bund, Länder, Kommunen und Gemeinden) bei der Verwaltung und Steuerung der Dokumente, die Ihre Arbeit in Microsoft 365 ermöglichen. Ihre Verträge, Fallakten, Genehmigungen, Richtlinien und behördlichen Einreichungen unterliegen jeweils Compliance-Regeln, Aufbewahrungsfristen und Prüfungsanforderungen.

Mann benutzt ein Handy mit Benutzeroberfläche von Microsoft und M-Files.

Ihre Behörde möchte die Arbeitsweise ihrer Teams in Microsoft 365 modernisieren, doch die Vorschriften erfordern eine strenge Dokumentenkontrolle, Aufbewahrungsfristen und Prüfprotokolle. M-Files bietet die Lösung, indem es Ihre bestehende Microsoft 365-Investition um Governance-Funktionen erweitert. Ihr Team kann Genehmigungen automatisieren, Aufbewahrungsfristen durchsetzen und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, ohne dabei an Produktivität einzubüßen.

Informationsherausforderungen der Regierung lösen

Verbesserung der Dokumentenverwaltung und Compliance

M-Files unterstützt Ihre Behörde bei der Optimierung der Dokumentenverwaltung und der Einhaltung von Vorschriften durch metadatengesteuerte Kontrollen. Sie können Dokumente organisieren, Versionen verwalten, Sicherheitsstufen festlegen, Aufbewahrungsfristen durchsetzen und Prüfprotokolle automatisch führen. M-Files wendet Berechtigungen und Workflow-Kontrollen basierend auf der Art der Dokumente, ihrem Status im Prozess und ihrer Beziehung zu anderen Informationen an. Sie verwalten Richtlinien, Verfahren, Personalakten und andere sensible Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg ohne manuelle Eingriffe.

Vereinfachung der Verwaltung öffentlicher Aufzeichnungen

M-Files unterstützt Organisationen des öffentlichen Sektors bei der Verwaltung öffentlicher Akten und Betriebsdokumente mit einem metadatengesteuerten elektronischen Dokumenten- und Aktenverwaltungssystem (EDRMS) . Metadaten, Berechtigungen, Prüfprotokolle und Lebenszykluskontrollen erleichtern das Auffinden, Verwalten und Steuern von Akten und gewährleisten gleichzeitig die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsvorschriften. So sichern Sie institutionelles Wissen und ermöglichen Ihrem Team die abteilungsübergreifende Wiederverwendung von Entscheidungen, Beziehungen und historischen Daten.

Beschleunigung der Bürger- und Behördendienstleistungen

Die Workflow-Automatisierung von M-Files verknüpft Ihre Dokumente mit definierten Prüf-, Genehmigungs- und Prozessschritten für Genehmigungsanträge, Lizenzanfragen, Inspektionen, Beschaffungen, Verträge, Investitionsprojekte und Bürgerprogramme. Sie definieren den Workflow einmalig, und M-Files setzt ihn automatisch um. Schluss mit dem mühsamen Weiterleiten von Dokumenten über E-Mail-Ketten und Tabellenkalkulationen. Ihr Team bearbeitet Anfragen schneller und einheitlicher, Bürger sehen den Fortschritt direkt, und Sie behalten die vollständige Nachvollziehbarkeit jeder Entscheidung.

Stärkung der Informationsgovernance

M-Files verbindet Ihre Informationen nativ in Microsoft 365 und über SharePoint , Netzlaufwerke , E-Mail, Geschäftsanwendungen und bestehende Datenspeicher. Anstatt in mehreren Systemen zu suchen, findet und verwaltet Ihr Team alles an einem zentralen Ort. M-Files erweitert Ihre gewohnten Microsoft 365-Funktionen um metadatengesteuerte Verwaltung, automatisierte Workflows, Datensatzverwaltung und Lebenszykluskontrollen für dokumentenintensive Prozesse. Ihre Mitarbeiter erhalten einheitlichen Zugriff auf Informationen, während Sie durchgängig konsistente Governance-Kontrollen anwenden.

Eine KI-fähige Grundlage für Regierungsinformationen schaffen

Ihre Agentur prüft Microsoft Copilot und andere KI-Tools, um Bürgern schneller zu dienen. Organisierte und verwaltete Informationen bilden die Grundlage für KI-Initiativen. M-Files hilft Ihnen, Informationen für Microsoft Copilot und andere KI-Initiativen aufzubereiten und zu verbessern, indem Metadaten, Berechtigungen, Beziehungen, Workflow-Status, Genehmigungsstatus und Governance-Kontrollen auf Ihre Dokumente angewendet werden. Copilot Wenn die KI nicht nur den Inhalt eines Dokuments versteht, sondern auch, wer darauf Zugriff hat, wo es sich im Bearbeitungsprozess befindet, welchen Genehmigungsstatus es hat und wie es mit anderen Datensätzen zusammenhängt, verbessern Sie die Relevanz, Sicherheit und Zuverlässigkeit der KI-gestützten Ergebnisse. Ihr Team erhält bessere Antworten. Ihre Behörde behält die Kontrolle.

Fachleute testen ein Tablet mit KI-gestützten Dokumentensuchfunktionen.

M-Files jetzt in Aktion sehen

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Frau bei der Nutzung von M-Files Dokumentenmetadaten und Genehmigungsworkflow

Reduzierung papierbasierter Prozesse

M-Files unterstützt Regierungsangestellte bei der Reduzierung papierbasierter Arbeit durch papierloses Dokumentenmanagement. Papierakten und manuelle Genehmigungsprozesse werden durch digitale Workflows ersetzt, die Sie nachverfolgen, prüfen und skalieren können. Sobald Dokumente gescannt oder digital erstellt sind, organisiert und automatisiert M-Files deren Bearbeitung in Ihren Prozessen. Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben, während Sie die Kontrolle über den gesamten Dokumentenlebenszyklus behalten.

Häufig gestellte Fragen